Tekstinkäsittelyn jatko-osio

Omien tyylien tekeminen

Tyylien käyttöä tekstinkäsittelyssä opiskeltiin tekstinkäsittelyosion luvussa Tyylit. Silloin käytiin läpi Wordista valmiina löytyviä tyylejä, eli opiskeltiin niiden käyttöä ja muokkaamista. Joskus voi olla tarpeen tehdä myös omia tyylejä. Omien tyylien tekeminen on järkevää esimerkiksi silloin, kun dokumentin ulkoasu poikkeaa paljon normaalista tekstidokumentista. Tällöin on ehkä helpompaa tehdä kokonaan uusi tyyli kuin muokata Wordin valmista tyyliä. Omia tyylejä tarvitaan usein myös monipuolisten otsikoiden tekemiseen ja tietenkin aina silloin, kun Wordin valmiista tyyleistä ei löydy käyttötarkoitukseen sopivaa tyyliä. Seuraavassa käydään läpi omien tyylien luominen.

Oman tyylin luominen:

• Ensimmäiseksi täytyy avata tyylien valintaikkuna, jonka kautta kaikki tyyleihin liittyvät toiminnot tehdään. Valintaikkuna aukeaa klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmän valintaikkunan avainta.
• Seuraavaksi klikataan tyylien valintaikkunan alalaidasta Uusi tyyli -painiketta (), jolloin avautuu uuden tyylin luomisikkuna.
• Ominaisuudet-kohdassa määritellään uuden tyylin ominaisuuksia seuraavasti (merkkityyleissä ei pääse vaikuttamaan kaikkiin ominaisuuksiin):
  • Nimi-kohdassa annetaan nimi uudelle tyylille. Nimi tulee näkyviin tyylin luonnin jälkeen tyylien valintaikkunaan, joten tyylin nimeksi kannattaa antaa joku kuvaava nimi (esimerkiksi Antin tyyli), jotta oman tyylin erottaa Wordin valmiista tyyleistä.
  • Tyylin tyyppi -kohdassa määrätään, tuleeko tyylistä kappaletyyli vai merkkityyli. Kappaletyyliä käytetään kokonaisiin kappalemuotoiluihin, kun taas merkkityyliä käytetään kappaleen sisäisiin muotoiluihin. Muita vaihtoehtoja näiden lisäksi ei yleensä tarvita. Eniten käytetty tyylien tyyppi on kappale.
  • Tyylin lähde -kohtaan valitaan se tyyli, josta uuden tyylin ominaisuudet peritään. Uudelle tyylille tulee siis "pohjaominaisuuksiksi" kaikki perityn tyylin ominaisuudet. Lähdetyyliksi kannattaa siis valita tyyli, joka on mahdollisimman samantyyppinen uuden tyylin kanssa (esimerkiksi omalle otsikkotyylille lähdetyyliksi valmis otsikkotyyli) tai sitten Normaali-tyyli, jolloin mitään erikoisia pohjaominaisuuksia ei tule ja uutta tyyliä voi alkaa rakentamaan täysin alusta. Perimisessä kannattaa huomata se, että peritylle tyylille myöhemminkin tehdyt muutokset vaikuttavat myös uuteen tyyliin. Näin ollen Normaali-tyyli on usein "turvallisin" valinta perittäväksi tyyliksi.
  • Seuraavan kappaleen tyyli -kohtaan valitaan tyyli, jonka Word laittaa automaattisesti kappaletyyliksi uutta tyyliä käyttävän kappaleen jälkeiseen kappaleeseen. Eli kun painetaan uutta tyyliä käyttävän kappaleen lopussa Enter, Word laittaa seuraavan kappaleen tyyliksi tässä kohdassa valitun tyylin. Jos on tekemässä uutta tyyliä perustekstikappaleisiin, kannattaa yleensä valita myös seuraavan kappaleen tyyliksi uusi tyyli, jota ollaan luomassa. Jos taas on tekemässä otsikkotyyliä, voi olla fiksua valita seuraavan kappaleen tyyliksi Leipäteksti. Useasti seuraavan kappaleen tyyliksi laitetaan myös Normaali-tyyli.
  

  Kuva: Uuden tyylin luomisikkuna

• Kaikki uuteen tyyliin tehtävät muotoilut tehdään täysin samalla tavalla kuin Wordin valmiiden tyylien muokkaus, jota käytiin läpi tekstinkäsittelyosion luvussa Tyylien muokkaaminen. Eli jo valmiiksi avoinna olevan uuden tyylin luomisikkunan Muotoile-painikkeen takaa löytyvien tyylimuokkauksien kautta tehdään uudelle tyylille kaikki halutut muotoilut. Merkkityyleille ei pääse tekemään kaikkia samoja muotoiluja, mitä kappaletyyleille voi tehdä.
• Muotoilujen ollessa valmiit klikataan OK, jolloin uusi tyyli on luotu ja uudelle tyylille annettu nimi ilmestyy tyylien valintaikkunaan samaan listaan Wordin valmiiden tyylien kanssa. Tämän jälkeen uusi tyyli on valmiina käytettäväksi halutuissa paikoissa.

Kuva: Oma tyyli valikossa

Tekstin merkitseminen käyttämään omaa tyyliä:

Dokumentin tietty kappale tai tekstin osa merkataan käyttämään itse luotua tyyliä täysin samalla tavalla kuin merkattaisiin teksti käyttämään Wordin valmista tyyliä. Tyylien valintaikkunan tyylilistasta valitaan käytettäväksi tyyliksi itse luotu tyyli (esimerkiksi Antin tyyli) Wordin valmiin tyylin sijasta. Ohjeita tekstin merkkaamiseen käyttämään tyylejä löytyy tekstinkäsittelyosion luvusta Dokumentin merkkaaminen käyttämään tyylejä.

Oman tyylin muokkaaminen:

Oman tyylin muokkaaminen tapahtuu täysin samalla tavalla kuin Wordin valmiiden tyylien muokkaaminen. Ohjeet tyylien muokkaamiseen löytyvät tekstinkäsittelyosion luvusta Tyylien muokkaaminen.

Dokumentin jakaminen osiin

Dokumentin jakamisella osiin saadaan tavallaan samaan tiedostoon monta muotoiluiltaan erilaista dokumenttia. Eri osille voidaan määrittää esimerkiksi erilaiset sivun asetukset, erilaiset palstoitukset sekä erilaiset ylä- ja alatunnisteet. Erilaisten ylä- ja alatunnisteiden avulla taas saadaan tehtyä erilaisia sivunumerointeja dokumentin eri osiin. Osiin jakamista tarvitaan siis esimerkiksi dokumenteissa, joissa on erillinen kansisivu ja sisällysluettelo tai ylipäätänsä kaikissa dokumenteissa, joissa tarvitaan esimerkiksi erilaisia sivun asetuksia tai sivunumerointeja dokumentin eri osiin. Osan vaihdon lisääminen tapahtuu seuraavasti:

Kuva: Vaihtojen lisääminen

• Viedään tekstikohdistin ("vilkkuva pystyviiva") siihen paikkaan, johon halutaan edellisen osan loppuvan. Esimerkiksi, jos halutaan osanvaihto kansilehden jälkeen, viedään tekstikohdistin osoittamaan kansilehden viimeisen merkin jälkeen.
• Klikataan valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä Sivun asetukset -ryhmästä painiketta Vaihdot.
• Aukeavasta ponnahdusvalikosta valitaan Osanvaihdot-kohdasta sopivin vaihtoehto tehtävälle osanvaihdolle seuraavien periaatteiden mukaan:
  • Seuraava sivu tarkoittaa, että dokumentin seuraava osa alkaa dokumentin seuraavalta sivulta. Osien väliin tulee siis automaattinen sivunvaihto. Tämä on yleensä ylivoimaisesti käytetyin vaihtoehto.
  • Jatkuva tarkoittaa, että dokumentin seuraava osa alkaa heti osanvaihdon jälkeen. Osien väliin ei siis tule automaattista sivunvaihtoa.
  • Parillinen sivu tarkoittaa, että dokumentin seuraava osa alkaa dokumentin seuraavalta parilliselta sivulta. Osien väliin tulee siis 1-2 automaattista sivunvaihtoa.
  • Pariton sivu tarkoittaa, että dokumentin seuraava osa alkaa dokumentin seuraavalta parittomalta sivulta. Osien väliin tulee siis 1-2 automaattista sivunvaihtoa.
• Klikattaessa haluttua vaihtoehtoa osanvaihto lisätään haluttuun kohtaan dokumentissa.

Monipuolisten sivunumerointien tekeminen

Seuraavassa käydään läpi, miten dokumenttiin saadaan tehtyä erilaiset sivunumerot dokumentin eri osiin. Sivunumerot tehdään ylä- ja alatunnisteen avulla. Seuraavien periaatteiden mukaan on mahdollista tehdä myös muiltakin osin erilaiset ylä- ja alatunnisteet dokumentin eri osille (esimerkiksi erilaisia tekstejä eri osille).

Tässä esimerkissä oletetaan, että dokumentissa on kansilehti, joka halutaan omalle sivulleen ilman sivunumerointia, sisällysluettelo, joka halutaan omalle sivulleen roomalaisella sivunumeroinnilla, sekä varsinainen tekstiosa, joka alkaa sisällysluettelon jälkeiseltä sivulta ja siinä on normaali arabialainen numerointi. Esimerkki toteutettaisiin seuraavasti (sivunumerot lisätään ylätunnisteeseen):

• Tehdään ensin osanvaihdot kansilehden ja sisällysluettelon jälkeen. Osanvaihdon tyypiksi valitaan Seuraava sivu. Ohjeet osanvaihtojen tekemiseen annettiin edellisessä luvussa.
• Dokumentti on nyt siis jaettu kolmeen osaan, mutta ylä- ja alatunnisteet ovat edelleen samoja kaikissa osissa, koska Wordissa ylä- ja alatunnisteella on oletuksena päällä Sama kuin edellinen -valinta. Sama kuin edellinen -valinta tarkoittaa, että dokumentin ylä- ja alatunnisteet kopioituvat edellisen osan ylä- ja alatunnisteesta. Kyseinen valinta täytyy poistaa, jotta ylä- ja alatunnisteista saadaan täysin itsenäiset. Poistaminen ylätunnisteista tapahtuu seuraavasti (poistaminen tapahtuisi samalla idealla myös alatunnisteista):
  • Valitaan valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Ylä- ja alatunniste komentopainikkeen Ylätunniste alta Muokkaa ylätunnistetta, jolloin tekstikohdistin siirtyy ylätunnisteeseen.
  • Siirrytään dokumentissa viimeisen osan (tässä esimerkissä osa 3) ylätunnisteeseen viemällä tekstikohdistin dokumentin viimeisen osan jonkun sivun ylätunnisteeseen. Ylätunnisteessa lukee osan numero, joten siirtyminen on helppoa.
  • Klikataan kerran valintanauhan Rakenne-välilehdellä Siirtyminen-ryhmässä olevaa Linkitä edelliseen -painiketta (). Samalla kyseisestä ylätunnisteesta poistuu myös Sama kuin edellinen -teksti.
  • Siirretään tekstikohdistin edellisen osan ylätunnisteeseen (tässä esimerkissä osa 2) ja poistetaan Sama kuin edellinen -valinta siitäkin osasta.
  • Ensimmäisessä osassa kyseistä valintaa ei luonnollisesti olekaan. Valinnan poistaminen tapahtuu samalla periaatteella minkä tahansa osan ylä- tai alatunnisteesta.

Kuva: Dokumentin 3. osan ylätunniste (Sama kuin edellinen -valinta päällä)

Kuva: Dokumentin 3. osan ylätunniste (Sama kuin edellinen -valinta poistettu)

• Nyt dokumentissa on eri osien lisäksi myös täysin itsenäiset ylätunnisteet. Alatunnisteet ovat vielä yhteiset kaikille osille, koska Sama kuin edellinen -valintaa ei poistettu niistä. Seuraavaksi lisätään itse sivunumerot ylätunnisteeseen seuraavasti:
  • Ensimmäiseen osaan (kansilehti) sivunumeroa ei haluta, joten sille osalle ei tarvitse tehdä mitään.
  • Toiseen osaan (sisällysluettelo) halutaan roomalainen numerointi, joka alkaa numerosta i. Tämä tehdään seuraavasti:
    • Siirrytään toisen osan ylätunnisteeseen ja klikataan valintanauhan Rakenne-välilehdellä Ylä- ja alatunniste -ryhmässä painiketta Sivunumero. Avautuvasta ponnahdusikkunasta valitaan Sivun yläreuna -valikosta sivunumerolle haluttu ulkoasu ja tasaus (vasempaan reunaan, keskelle tai oikeaan reunaan). Valinnan jälkeen sivunumero ilmestyy ylätunnisteeseen.
      

      Kuva: Sivunumeron muoto -ikkuna

    • Seuraavaksi muotoillaan sivunumero halutuksi valitsemalla valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Ylä- ja alatunniste -ryhmästä painikkeen Sivunumero alta löytyvä valinta Muotoile sivunumerot. Avautuvassa Sivunumeron muoto -ikkunassa valitaan numerolle haluttu lukumuoto sekä määrätään jatkuuko sivunumerointi edellisestä osasta vai alkaako se jostain muusta numerosta. Valitsemalla numeron lukumuodoksi roomalaiset numerot (i, ii, iii, …) ja Aloittava nro -kohtaan i, alkaa sivunumerointi uudelleen alusta tässä osassa (eli osan ensimmäisen sivun numeroksi tulee i (=1)). Valintojen ollessa kunnossa klikataan OK, jolloin toisen osan sivunumerot muuttuvat tehtyjen muotoilujen mukaan.
  • Kolmanteen osaan (varsinainen teksti) halutaan arabialainen numerointi, joka alkaa myös numerosta 1. Se tehdään täysin samalla tavalla kuin toisen osan roomalainen numerointi. Aluksi vaan siirrytään kolmannen osan ylätunnisteeseen ja numeron lukumuodoksi valitaan arabialainen numerointi (joka on jo oletuksena valittuna).
• Vastaavalla tavalla pystyttäisiin lisäämään dokumentin eri osiin muitakin toisista osista poikkeavia tietoja (esimerkiksi tekstiä). Ylä- ja alatunnisteen muotoilujen ollessa valmiit klikataan valintanauhan Rakenne-välilehdeltä ryhmästä Sulje painiketta Sulje ylä- ja alatunniste, jolloin tekstikohdistin palaa ylä- ja alatunnisteesta varsinaiseen tekstiin.

Kuva: Tekstikehyksen lisääminen

Tekstikehyksen tekeminen

Tekstikehys on useasti hyödyllinen apuväline korostettaessa vaikkapa tietty kappale pitkän tekstin keskeltä. Tekstikehykselle voi tehdä monipuolisia muotoiluja (esimerkiksi kehyksen tyyliä ja väriä sekä kehyksen taustaväriä voidaan muokata), jotka tekevät tekstikehyksestä helposti mielenkiintoa herättävän. Seuraavissa kohdissa kerrotaan periaatteet tekstikehyksien lisäämiseen ja muotoiluun.

Tekstikehyksen lisääminen:

• Klikkaa valintanauhan Lisää-välilehdeltä Teksti-ryhmästä painiketta Tekstiruutu (Tekstikehys).
• Avautuvasta ponnahdusikkunasta valitse haluamasi tyyli tekstikehykselle. Valinnan jälkeen tekstikehys ilmestyy tekstiin.
• Jos sopivaa tyyliä ei löydy, valitse toiminto Piirrä tekstiruutu (Piirrä tekstikehys). Vedä sen jälkeen hiiren ykköspainikkeella sopivan kokoinen tekstikehys haluamaasi paikkaan tekstissä. Tekstikehyksen muotoilu halutuksi ohjeistetaan seuraavassa luvussa.
• Sekä valmiita tekstikehyksiä että itse piirrettyjä tekstikehyksiä voi siirtää jälkikäteen hiiren ykköspainikkeella raahaamalla. Tekstikehysten kokoa voi muuttaa jälkikäteen hiiren ykköspainikkeella tekstikehyksen kulmasta venyttämällä.
• Kirjoita lopuksi haluamasi teksti kehyksen sisään ja tee tekstiin haluamasi muotoilut.

Tekstikehyksen muotoilu:

• Klikkaa tekstikehys aktiiviseksi, jolloin valintanauhaan tulee näkyviin Muotoile-välilehti. Voit tehdä tekstikehykseen halutut muotoilut kyseisen välilehden eri ryhmien komentopainikkeiden avulla. Muun muassa seuraavat muotoilumahdollisuudet kannattaa huomioida:
  • Muodon tyylit -ryhmän (Muokkausruututyylit) painikkeen Muodon ääriviiva kautta voit muuttaa reunaviivan väriä ja tyyliä. Vastaavasti painikkeen Muodon täyttö kautta voit muuttaa tekstikehyksen taustaväriä.
  • Järjestä-ryhmän Rivitä teksti -painikkeen (Tekstin rivitys) kautta voit muuttaa tekstikehyksen asettelua suhteessa muuhun tekstiin. Asettelussa pätevät samat periaatteet kuin kuvien asettelussa (kerrottu tekstinkäsittelyosion luvussa Kuvan siirtäminen vapaasti mihin tahansa paikkaan sivulla). Yleensä Neliö on siis hyvä vaihtoehto.
  • Klikkaamalla Muodon tyylit -ryhmän (Muokkausruututyylit) valintaikkunan avainta saat auki ikkunan, jonka kautta saa tehtyä useita muotoiluja. Muun muassa Tekstiruutu-välilehden (Tekstikehys) kautta voit muuttaa tarvittaessa tekstikehyksen sisäreunuksen leveyttä.

Kuva: Muotoile-välilehden eri ryhmiä