Taulukkolaskennan jatko-osio

Laskutoimitukset ja funktiot

Oppimateriaalin varsinaisessa osassa käytiin taulukkolaskennasta läpi taulukoiden ja kaavioiden tekeminen. Taulukkolaskenta on kuitenkin paljon muutakin. Nimensä mukaisesti taulukkolaskentaohjelmalla voi suorittaa laskutoimituksia. Laskutoimituksia tehdään laskukaavoja kirjoittamalla sekä käyttämällä hyväksi ohjelmasta löytyviä funktioita. Taulukkolaskentaohjelma on siis myös graafisen laskimen tyyppinen. Seuraavassa käydään läpi perusteet taulukkolaskentaohjelman (Microsoft Excel 2010, ohjeet käyvät myös Excel 2007:kaan) laskentaominaisuuksien käyttämisestä.

Laskukaavan kirjoittaminen:

Kuva: Laskukaava

• Laskukaava kirjoitetaan samalla tavalla näppäimistöltä tiettyyn soluun, kuten kirjoitettaisiin normaali tekstikin. Erona on se, että laskukaava alkaa aina "on yhtä kuin" -merkillä (=), jolloin ohjelma tietää tulossa olevan laskukaavan, eikä normaalia tekstiä tai pelkkä luku.
• Laskukaavoissa voi käyttää peruslaskutoimituksia, kuten yhteenlaskua (+), vähennyslaskua (-), kertolaskua (*) ja jakolaskua (/). Suluissa näkyy kyseisen laskutoimituksen suorittava näppäimistön merkki. Myös sulkuja voi käyttää laskujärjestyksen määräämiseen.
• Laskukaava näkyy kaavarivillä, kun taas laskun tulos tulee näkyviin siihen soluun, johon kaava kirjoitettiin. Laskukaavojen muokkaaminen täytyy siis aina tehdä kaavarivin kautta.
  

  Kuva: Laskukaava soluviittauksilla

• Laskukaavoissa voi ja kannattaa käyttää soluviittauksia, eli esimerkiksi kaava =A1+B2 laskee yhteen solujen A1 ja B2 arvot. Soluviittauksien käytössä on se suuri hyöty, että laskujen tulokset pysyvät oikeina, vaikka alkuperäiset arvot muuttuisivat. Eli esimerkin tilanteessa ei haittaa, vaikka solujen A1 ja B2 arvot muuttuisivat laskukaavan kirjoittamisen jälkeen. Laskun tulos pysyy soluviittausten avulla koko ajan oikeana.

Laskukaavan kopioiminen

• Suuri hyöty soluviittauksista laskukaavoissa on mahdollisuus kopioida laskukaavoja. Kopioitaessa laskukaavaa, jossa on soluviittauksia, Excel osaa muuttaa kopioidun laskukaavan soluviittauksia siten, että laskukaavat pysyvät oikeina kopioinnin jälkeenkin.
  

  Kuva: Laskukaavan kopiointi

• Kaavan kopiointi tapahtuu valitsemalla ensin se solu aktiiviseksi, jossa kopioitava kaava sijaitsee ja valitsemalla sen jälkeen valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Leikepöytä-ryhmästä toiminto Kopioi (). Seuraavaksi siirrytään siihen soluun, johon kaava halutaan kopioida ja valitaan valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Leikepöytä-ryhmästä toiminto Liitä (). Kopioinnissa ja liittämisessä voi käyttää hyväksi myös tuttuja näppäinyhdistelmiä Ctrl + C ja Ctrl + V.
• Kopiointia voi suorittaa sekä vasemmalta oikealle että ylhäältä alas. Molemmissa tapauksissa Excel osaa muuttaa soluviittauksia oikein. Esimerkiksi, jos solussa C1 on kaava =A1*B1 ja kyseinen kaava kopioidaan soluun C3, osaa Excel muuttaa kaavaksi =A3*B3. Muutos tehdään siis sen mukaan, minne kaava kopioidaan. Vastaavasti jos solussa A3 on kaava =A1+A2 ja kyseinen kaava kopioidaan soluun B3, osaa Excel muuttaa kaavaksi =B1+B2.
• Yhden kaavan voi kerralla liittää myös useampaan soluun. Tällöin Excel suorittaa soluviittausten muutokset kaikkien liittämisen kohdesolujen kaavoihin. Oheisen kuvan tilanteessa haluttiin kertoa A- ja B-sarakkeiden samoilla riveillä olevat luvut keskenään ja saada tulos samalle riville C-sarakkeeseen. Laskukaava (=A1*B1) tarvitsee kirjoittaa vain soluun C1. Sen jälkeen kaavaa voidaan kopioida kerralla soluihin C2-C7. Soluviittausten avulla kaikki C-sarakkeen kaavat muuttuvat oikeiksi.
• Kaavan kopiointi vierekkäisiin tai allekkaisiin soluihin onnistuu myös täyttökahvan avulla. Täyttökahva on pieni musta nelikulmio valitun alueen oikeassa alakulmassa. Kun hiiren osoitin asetetaan täyttökahvan päälle, osoitin muuttuu mustaksi ristiksi. Kopiointi tapahtuu valitsemalla kaavan sisältävä solu aktiiviseksi ja vetämällä kyseisen solun täyttökahva hiiren ykköspainike pohjassa sen alueen yli, johon kaavaa halutaan kopioida.
  

  Kuva: Esimerkki absoluuttisesta soluviittauksesta laskukaavassa

• Joskus kaavoja kopioitaessa tietty arvo kaavassa halutaan säilyttää vakiona. Tällöin kyseinen arvo täytyy merkata absoluuttiseksi soluviittaukseksi. Tämä tapahtuu laittamalla soluviittaukseen dollarimerkki ($) sarakekirjaimen ja rivinumeron eteen, eli soluviittaukseksi voisi tulla esimerkiksi $A$1. Samassa kaavassa voisi olla myös normaaleja soluviittauksia. Oheisessa kuvassa edellisen kuvan tilanteessa saatuja kertolaskujen tuloksia (C-sarakkeessa) haluttiin kertoa vakioarvolla, joka sijaitsee solussa D1. Solu D1 pitäisi siis pysyä kaavassa vakiona ja muiden soluviittausten tulisi päivittyä kaavaa kopioitaessa. Solu D1 täytyy siis merkata absoluuttisella soluviittauksella. Kaavaksi soluun D2 tulee näin ollen =$D$1*C2. Jälleen kaavaa voidaan kopioida kerralla soluihin D3-D8.

Funktioiden käyttäminen

• Peruslaskutoimitusten lisäksi Excelissä on mahdollista käyttää funktioita. Funktiot voi kirjoittaa suoraan kaavarivillekin, mutta helpointa niitä on lisätä valintanauhan Kaavat-välilehdeltä ryhmästä Toimintokirjasto. Kyseisestä ryhmästä löytyy paljon funktioita aihealueittain lajiteltuina. Kunkin aihealueen funktiot pääsee näkemään klikkaamalla kerran aihealuetta hiiren ykköspainikkeella.
  

  Kuva: Excelin "funktiokirjasto"

• Jos haluttua funktiota ei löydy aihealueiden alta, voi klikata painiketta Lisää funktio, jolloin avautuu ikkuna, josta pääsee etsimään sopivaa funktiota.
• Funktiota lisätessä valitaan ensin aktiiviseksi se solu, johon funktio halutaan lisätä. Sen jälkeen etsitään haluttu funktio "funktiokirjastosta" ja valitaan se.
• Jatkotoimenpiteet riippuvat funktiosta. Useasti avautuu uusi ikkuna, jossa funktiolle annetaan arvot, joiden perusteella se luodaan.
• Seuraavassa käydään läpi kahden yleisen funktion käyttäminen tarkemmin. KESKIARVO-funktio laskee valittujen solujen keskiarvon ja TÄMÄ.PÄIVÄ-funktio antaa järjestelmän tämän hetkisen päivän päivämäärän.
  

  Kuva: Funktion lisäämisen ikkuna

• KESKIARVO-funktion lisäämisessä käytetään esimerkin vuoksi apuna Lisää funktio -toimintoa. Funktion lisääminen tapahtuu seuraavasti (ensin tulee olla valittuna aktiiviseksi se solu, johon funktio halutaan):
  • Klikataan Lisää funktio -painiketta valintanauhan Kaavat-välilehdeltä ryhmästä Toimintokirjasto.
  • Avautuvasta ikkunasta valitaan luokaksi Kaikki ja sen jälkeen etsitään funktiolistasta haluttu funktio. Valitaan listasta KESKIARVO-funktio ja painetaan OK.
  • Avautuvan ikkunan Luku1-riville kirjoitetaan puolipisteellä (;) erotettuina ne soluviittaukset (tai luvut), joista keskiarvo halutaan laskea. Jos luvut ovat peräkkäisissä tai allekkaisissa soluissa, riittää kun kirjoittaa ensimmäisen ja viimeisen soluviittauksen kaksoispisteellä (:) erotettuina, eli esimerkiksi A1:A4 tarkoittaisi soluja A1, A2, A3 ja A4.
  • Tämän jälkeen painetaan OK, jolloin funktio ilmestyy aktiiviseksi valittuun soluun. Itse funktio näkyy kaavarivillä ja solussa näkyy funktion tulos.
  • Alla olevassa kuvassa on laskettu KESKIARVO-funktiota käyttämällä sarakkeiden A-D arvojen keskiarvoja riveittäin sarakkeeseen E. Funktio on lisätty ensin soluun E1 ja kopioitu sen jälkeen soluihin E2-E6. Funktioiden kopiointi toimii kuten laskukaavoissakin.
    

    Kuva: Esimerkki KESKIARVO-funktion käytöstä

  

  Kuva: TÄMÄ.PÄIVÄ-funktion käyttö

• TÄMÄ.PÄIVÄ-funktion lisääminen tapahtuu puolestaan seuraavasti (ensin tulee olla valittuna aktiiviseksi se solu, johon funktio halutaan):
  • Klikataan valintanauhan Kaavat-välilehdeltä Toimintokirjasto-ryhmästä painiketta Päivämäärä ja aika.
  • Avautuvasta ponnahdusvalikosta valitaan funktio TÄMÄ.PÄIVÄ.
  • Valinnan jälkeen klikataan avautuvasta ponnahdusikkunasta OK, minkä jälkeen järjestelmän tämän hetkisen päivän päivämäärä ilmestyy aktiiviseksi valittuun soluun.

Tyylit

Tyylien käyttö ei ole taulukkolaskennassa niin keskeisessä asemassa kuin tekstinkäsittelyssä. Kuitenkin tyyleistä on hyötyä suuria taulukoita muotoillessa. Hyödyt ovat pitkälti samat kuin tekstinkäsittelyssäkin, eli muotoilujen tekemisen nopeus ja keskittäminen yhteen paikkaan ovat suurimpia hyötyjä. Lisäksi muotoiluja on helpompi muokata jälkikäteen. Seuraavassa käydään läpi tyylien käyttöä taulukkolaskennassa.

Tyylien käyttäminen:

• Taulukkolaskennassa tyylit löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmästä kohdasta Solutyylit. Riippuen Excelin ohjelmaikkunan koosta näkyvissä voi olla joko painike Solutyylit tai suoraan muutama tyyli. Kaikki tyylit saa näkyviin klikkaamalla Solutyylit-painiketta (jos näkyvissä) tai klikkaamalla tyylivalikon oikeassa alareunassa olevaa -painiketta.
  

  Kuva: Excelissä käytettävissä olevat tyylit

• Oletustyyli kaikille soluille on tekstinkäsittelyn tapaan Normaali. Sitä kannattaa käyttää perustekstisoluille ja ylipäätänsä soluille, joille ei tarvita mitään erikoismuotoiluja. Suurin osa muista tyyleistä vaikuttaa solujen ulkoasuun. Esimerkiksi otsikkosoluille on omat tyylinsä Nimet ja otsikot -rivillä. Alarivissä ovat lisäksi Lukumuotoilu-tyylit, joiden käyttötarkoitus on seuraava:
  
  • Pilkku (Erotin): Käytetään luvuille, oletuksena päällä kahden desimaalin näyttäminen.
  • Pilkku [0] (Pyör. luku): Käytetään luvuille, jotka halutaan pyöristettävän kokonaisluvuiksi.
  • Prosenttia (Prosentti): Käytetään prosentuaalisille arvoille, arvoja syötettäessä 1 = 100 % (eli esimerkiksi 10 % = 0,1), prosenttimerkki (%) tulee lukujen perään automaattisesti.
  • Valuutta: käytetään valuutta-arvoissa, lukuihin tulee valuuttasymboli (oletuksena €) automaattisesti, lisäksi oletuksena näytetään kaksi desimaalia.
  • Valuutta [0] (Pyör. valuutta): Käytetään valuutta-arvoille, jotka halutaan pyöristettävän kokonaisluvuiksi, lukuihin tulee valuuttasymboli (oletuksena €) automaattisesti.
• Tyylien käytössä valitaan ensin aktiiviseksi ne solut, joihin tiettyä tyyliä halutaan käytettävän.
• Seuraavaksi valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmästä avataan näkyviin kaikki tyylit (ks. edellä ollut kuva).
• Tyylilistasta valitaan haluttu tyyli, jolloin kyseinen tyyli tulee käyttöön aktiivisena oleviin soluihin.

Kuva: Excelin Tyyli-ikkuna

Tyylien muokkaaminen:

• Ensiksi valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmästä avataan näkyviin kaikki tyylit.
• Seuraavaksi klikataan muokattavaksi haluttavaa tyyliä hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike), minkä jälkeen avautuvasta valikosta valitaan Muokkaa.
• Tämän jälkeen avautuu Tyyli-ikkuna. Klikataan painiketta Muotoile.
  

  Kuva: Varsinainen tyylin muokkausikkuna

• Avautuvassa ikkunassa tehdään varsinaiset tyylin muokkaukset. Muokkaukset tehdään avautuneen ikkunan eri välilehdiltä. Muotoilut tehdään hyvin pitkälti samalla tavalla kuin tehtiin normaalit taulukon solumuotoilutkin (ohjeet taulukkolaskentaosion luvussa Taulukon muotoilu). Muotoilujen ollessa valmiit klikataan OK, jolloin palataan Tyyli-ikkunaan.
• Tyyli-ikkunassa Tyyli sisältää -kohdassa näkyy ruksattuna ne tyyliasetukset, joita kyseisessä tyylissä on muokattu verrattuna oletussolumuotoiluun (Normaali-tyyli, jota ei ole muokattu). Lisäksi näkyy miten tyyliasetuksia on muokattu (esimerkiksi näkyy mitä reunaviivoja on asetettu, jos Reunaviiva-kohdassa on ruksi). Tyyliasetuskohdat ovat samat kuin tyylin muokkausikkunassa olleet välilehtien nimet. Jos siis esimerkiksi tyylin fonttia on muokattu normaalista muotoilusta, on Fontti-kohdassa ruksi. Sama logiikka pätee myös muihin kohtiin. Jos jotkut tyylin muokkaukset haluaakin poistaa (eli haluaa palauttaa asetukset normaaliin muotoiluun), riittää, että poistaa ruksin kyseisestä kohdasta. Eli jos edellä mainitussa tilanteessa haluaakin esimerkiksi tyylin fontin olevan oletusfontti, riittää, kun poistaa ruksin kohdasta Fontti. Normaalisti Tyyli sisältää -kohdan rukseihin ei kuitenkaan tarvitse tehdä muutoksia.
• Lopuksi muotoilujen ja asetusten ollessa kunnossa klikataan vielä OK Tyyli-ikkunassa, jolloin tyylin muokkaukset otetaan käyttöön kyseisessä tyylissä.

Kuva: Uuden tyylin luominen

Oman tyylin luominen:

• Omia tyylejä tarvitaan esimerkiksi tekstisoluille, joille halutaan erityismuotoiluja (esimerkiksi poikkeava fontti, tietty taustaväri, tietty tasaus jne.).
• Aluksi valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmästä avataan näkyviin kaikki tyylit.
• Valitaan kyseisestä tyylivalikosta toiminto Uusi solutyyli.
• Seuraavaksi avautuu Tyyli-ikkuna uudelle tyylille. Uudelle tyylille kirjoitetaan nimi Tyylin nimi -kohtaan. Nimeksi kannattaa antaa kuvaava nimi (esimerkiksi "Antin tyyli"), jotta sen erottaa Excelin valmiista tyyleistä.
• Tämän jälkeen tyyliin tehdään halutut muotoilut Muotoile-painikkeen kautta täysin samalla idealla, kun muokattaisiin Excelin valmista tyyliä (tyylien muokkaaminen ohjeistettu edellisessä luvussa).
• Lopuksi muotoilujen ollessa kunnossa klikataan vielä OK Tyyli-ikkunassa, jolloin uusi tyyli on luotu. Tyyli tulee näkyviin tyylilistaan Mukautettu-kohtaan.
• Tyylin luomisen jälkeen sitä voi käyttää ja muokata edellisten lukujen ohjeiden mukaan, eli toimitaan täysin samalla tavalla kuin Excelin valmiiden tyylienkin kanssa.

Kuva: Oma tyyli tyylilistassa

Lisätietoa

Makrojen nauhoittaminen ja käyttäminen:

Makro on kokoelma komentoja, jotka voidaan tehdä yksittäisen napsautuksen avulla. Niiden avulla voidaan automatisoida lähes mitä tahansa käyttämässäsi ohjelmassa tehtäviä toimia. Makrot siis säästävät aikaa ja laajentavat joka päivä käytettävien ohjelmien toimintaa. Makron avulla voit tehdä esimerkiksi normaalisti 10 hiiren klikkausta vaativan toimenpiteen yhdellä hiiren klikkauksella tai yhdellä pikanäppäinkomennolla. Makroja käytetään Excelin lisäksi myös Wordissa ja PowerPointissa. Makroja sisältävät dokumentit tulee tallentaa m-päätteiseen tiedostomuotoon (Excelissä .xlsm, Wordissa .docm ja PowerPointissa .pptm).

Excelissä makrot yhdistetään yleensä johonkin pikanäppäinyhdistelmään. Makrojen nauhoittaminen (makrojen luominen ja tallentaminen) tapahtuu alla olevien ohjeiden mukaan. Makroja on mahdollista luoda myös ohjelmoimalla niitä Visual Basic -ohjelmointikielellä, mutta tässä oppikirjassa käydään läpi vain makrojen nauhoittaminen.

Kuva: Makro-toiminnot

Makron nauhoittaminen (makron luominen ja tallentaminen) tapahtuu seuraavasti:

• Klikkaa valintanauhan Näytä-välilehdeltä Makrot-ryhmästä Makrot-painikkeen alareunaa (pientä kolmiota). Avautuvasta ponnahdusvalikosta valitse toiminto Tallenna makro (Nauhoita makro).
  

  Kuva: Tallenna makro -ikkuna

• Avautuvassa ikkunassa anna makrolle nimi. Nimen ensimmäisen merkin täytyy olla kirjain. Muut merkit voivat olla kirjaimia, numeroita tai alaviivoja. Makron nimessä ei saa olla välilyöntejä, mutta sanat voi erottaa toisistaan esimerkiksi alaviivoilla.
• Anna pikanäppäimeksi haluamasi näppäin. Oletuksena alkuun on jo lisätty Ctrl-näppäin. Pikanäppäimeksi ei kannata antaa sellaisia näppäinyhdistelmiä, joita käyttää jo joihinkin muihin toimintoihin.
• Makrolle voi antaa halutessaan myös kuvauksen.
• Klikkaa seuraavaksi OK, jolloin makron nauhoitus alkaa.
• Nauhoitus tapahtuu yksinkertaisesti siten, että teet ohjelmassa halutut toiminnot hiiren ja valintanauhan eri välilehtien toimintojen avulla. Kun olet tehnyt kaiken haluamasi, klikkaa Näytä-välilehdeltä Makrot-ryhmästä Makrot-painikkeen alareunaa (pientä kolmiota) ja valitse avautuvasta ponnahdusvalikosta Lopeta tallennus (Lopeta nauhoittaminen), jolloin nauhoitus lakkaa ja makro on valmis.

Makron käyttäminen tapahtuu yksinkertaisesti valitsemalla haluttu solu aktiiviseksi ja antamalla näppäimistöltä makrolle määrätty pikanäppäinyhdistelmä. Tallennettuja makroja pääsee jälkikäteen katsomaan, muokkaamaan ja tarvittaessa poistamaan klikkaamalla Näytä-välilehdeltä Makrot-ryhmästä Makrot-painikkeen yläreunaa (kuvaketta). Tällöin aukeaa uusi ikkuna, jossa kaikki makrot ovat näkyvissä.