Tekstinkäsittely

Tekstinkäsittelyn perusteet

Tekstinkäsittelyohjelmat ovat käytetyimpiä tietokoneen hyötyohjelmistoja. Tässä luvussa (ja myöhemmin myös Tekstinkäsittelyn jatko-osiossa) tutustutaan Microsoft Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmaan, joka tulee Microsoft Office 2010 -ohjelmistopaketin mukana. Valikkokomennot ja ruutukaappausvideot löytyvät myös ohjelman edelliseen Word 2007 -versioon, joka kuuluu Microsoft Office 2007 -ohjelmistopakettiin. Word 2007:n valikkokomennot ilmoitetaan suluissa silloin, kun ne poikkevat Word 2010:n vastaavista valikkokomennoista. Erillinen ruutukaappausvideo Word 2007:lle löytyy puolestaan silloin, kun kyseisen toiminnon tekeminen poikkeaa merkittävästi vastaavan toiminnon tekemisestä Word 2010:llä. Samat ohjeet käyvät soveltaen myös useisiin muihinkin tekstinkäsittelyohjelmiin. Wordin perustoiminnoissa pätevät osittain samat ohjelmien käytön yleiset ohjeet, joita käytiin läpi luvussa Tietotekniikan perusteet -> Ohjelmat.

Wordissä ei ole valikoita ja alavalikoita, vaan niiden tilalla käytössä on valintanauha. Valintanauha sisältää välilehtiä, jotka ovat tehtäväkohtaisia. Välilehtien ryhmät jakavat tehtävät työvaiheisiin ja kunkin ryhmän komentopainikkeilla suoritetaan komentoja tai näytetään komentovalikkoja. Joillakin välilehdillä on myös valintaikkunan avaimia, joiden avulla saa avattua valintaikkunan tai tehtäväruudun, jossa on lisää ryhmään liittyviä toimintoja. Lisäksi on olemassa vain tarvittaessa näkyviä välilehtiä, jotka tulevat näkyviin, kun napsautat jotain objektia (esimerkiksi kuva), johon liittyy oma toimintovälilehti. Tiedosto-välilehti poikkeaa muista välilehdistä siten, että itse asiakirja häviää näkyvistä, koska Tiedosto-välilehdellä ei muokata suoraan työkirjaa, vaan tehdään sille muita toimintoja, kuten tallennus tai tulostus. Tiedosto-välilehteä Microsoft kutsuu Backstage-näkymäksi. Siitä pääsee nopeasti takaisin asiakirjaan klikkaamalla Aloitus-välilehteä tai painamalla ESC-näppäintä.

Word 2007:n käyttöliittymä poikkeaa Word 2010:stä lähinnä siten, että Word 2007:ssa ei ole ollenkaan Tiedosto-välilehteä, vaan sen tilalla on Office-painike. Office-painikkeen takaa löytyvät samat toiminnot, mitkä Word 2010:ssä löytyvät Tiedosto-välilehden alta. Jos käytössäsi on vasta Wordin versio 2003, näyttää Word 2010:n käyttöliittymä huomattavan erilaiselta. Silloin kannattaa hyödyntää Microsoftin tekemää vuorovaikutteista opasta, josta näkee mistä mikäkin Word 2003 -ohjelman komento löytyy Word 2010 -ohjelmasta. Opas löytyy verkosta Office 2010:n tukisivuilta.

Leikepöytä ja pikanäppäimet toimivat Wordissä muiden Windows-ohjelmien tapaan. Seuraavassa kuvassa esitetään Wordin perusnäkymä ja selvitetään Wordin ohjelmaikkunan eri osien merkitykset. Jos viivain ei ole Wordissäsi oletuksena näkyvissä, sen saa näkyviin valitsemalla kyseisen kohdan Näytä-välilehden Näytä-ryhmästä (Näytä tai piilota). Word aukeaa valinnalla Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Word 2010 (Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Office Word 2007).

Kuva: Microsoft Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelman perusnäkymä

Office-paketin ohjelmien käyttöliittymissä voi olla pieniä eroja riippuen siitä, tallentaako töitä uusimpaan Office 2007-2010 -tiedostomuotoon (Wordissa .docx) vai vanhempaan Office 97-2003 -tiedostomuotoon (Wordissa .doc). Tässä oppimateriaalissa kaikki valikkokomennot ja kuvakaappaukset on otettu Office 2007-2010 -tiedostomuotoon tallennetuista dokumenteista.

Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitettaessa täytyy muistaa muutamia tärkeitä asioita. Enter-näppäimen painaminen tarkoittaa kappaleen vaihtoa. Kappaleita ovat esimerkiksi otsikot, tekstikappaleet ja lista-alkiot. Enter-näppäintä tulee käyttää siis vain erilaisten kappaleiden lopussa. Enter-näppäimellä ei ole tarkoitus tehdä rivinvaihtoja (ohjelma tekee ne automaattisesti), eikä tyhjää tilaa tekstien väliin (pois lukien esimerkiksi kansilehden asettelu). Välilyönti on tarkoitettu sanojen väliin, eikä sillä ole tarkoitus tehdä sisennyksiä tai tyhjää tilaa sanojen väliin. Kahta peräkkäistä välilyönnin painallusta ei siis yleensä tarvita juuri missään. Askelpalautin (Tabulaattori) on sen sijaan tarkoitettu sisennyksien ja sarkainten tekemiseen.

Seuraavissa alaluvuissa aletaan käydä läpi tekstinkäsittelyn ominaisuuksia lähtien fontti- ja kappalemuotoiluista. Muotoilujen tekemisen opiskelu toimii pohjatietona tyylien käytölle, jota käydään läpi luvussa Tyylit. Tyyleistä ja niiden käytöstä kerrotaan siis enemmän myöhemmin, mutta jo tässä vaiheessa on hyvä tietää tyylien käytön olevan välttämätöntä vähänkään pidemmissä dokumenteissa, joista halutaan helposti ylläpidettäviä.

HOX!

Valittaessa aktiiviseksi tekstiä, tulee näkyviin pieni työkalurivi, josta löytyvät usein käytettävät toiminnot valitulle tekstinpätkälle. Työkalurivin kautta muotoilu on siis erittäin nopeaa tehdä, jos haluttu muotoilu työkaluriviltä löytyy. Monipuolisempia muotoiluja ei kuitenkaan kyseisestä työkalurivistä löydy. Tässä oppimateriaalissa komentojen suorittaminen on opastettu aina valintanauhan kautta, mutta myös pikatyökaluriviä kannattaa siis käyttää silloin, kun haluttu komento työkaluriviltä löytyy.

Kuva: Wordin pikatyökalurivi

Fonttimuotoilu

Fonttimuotoiluja tehtäessä valitaan aina ensin aktiiviseksi se tekstinosa, johon muotoilut halutaan kohdistaa. Yleisimmät fonttimuotoilut löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Fontti ja monipuolisempiin muotoiluihin pääsee käsiksi avaamalla kyseisen ryhmän valintaikkunan. Avaaminen tapahtuu klikkaamalla valintaikkunan avainta hiiren ykköspainikkeella (yleensä hiiren vasen painike). Valintaikkunaa käytettäessä tehdään halutut fonttimuotoilut ja painetaan OK, jolloin muotoilut tulevat näkyviin tekstiin. Suoraan Fontti-ryhmästä komentopainikkeiden kautta tehdyt muotoilut tulevat näkyviin tekstiin heti valinnan tekemisen jälkeen.

Erilaisia fonttimuotoiluja:

• Fontti (pikavalikko: ):
  • Fontiksi voidaan valita mikä tahansa tietokoneelle asennetuista fonteista, hyviä fontteja ovat esimerkiksi Calibri, Times New Roman ja Arial.
• Fonttityyli (painikkeet: ):
  • Fontin tyyliksi voidaan valita lihavointi, kursivointi tai alleviivaus. Mahdollista on myös käyttää useita tyylejä yhtä aikaa. Alleviivausta kannattaa käyttää vain harkiten, koska se rinnastetaan usein Internet-linkkiin kuuluvaksi.
• Koko (pikavalikko: ):
  • Fonttikoolla päätetään tekstin koko. Normaalin tekstin (ei otsikko) koko on yleensä 11 tai 12 pt.
• Fontin väri (pikavalikko: ):
  • Fontin väriksi voidaan valita mikä tahansa väri. Yleensä normaali teksti on mustaa ja eri väreillä tehdään korostuksia tekstin tärkeisiin osiin.

  HOX!

  Sanan saa nopeasti valittua aktiiviseksi tuplaklikkaamalla haluttua sanaa hiiren ykköspainikkeella. Kappaleen saa valittua aktiiviseksi triplaklikkaamalla kappaletta hiiren ykköspainikkeella.

• Fontin taustaväri (pikavalikko: ):
  • Fontin taustaväriksi (Wordissa toiminto nimellä Tekstin korostusväri) voidaan valita mikä tahansa väri. Taustaväriä käytetään yleensä vain korostuksien tekemiseen. Toiminto löytyy vain Fontti-ryhmän komentopainikkeista.
• Tehosteet:
  • Fontin tehosteita löytyy komentopainikkeista muutamia (). Kaikki tehosteet löytyvät ainoastaan Fontti-ryhmän valintaikkunan takaa Fontti-välilehdeltä. Hyödyllisiä tehosteita ovat esimerkiksi Yläindeksi, Alaindeksi ja Kaikki isoilla.

Kuva: Fontti-ryhmän valintaikkuna

Kappalemuotoilu

Kappalemuotoilut vaikuttavat aina kerralla yhteen tai useampaan kappaleeseen. Jos kappalemuotoilut halutaan kohdistuvan vain yhteen tiettyyn kappaleeseen, riittää kun tekstikohdistin ("vilkkuva pystyviiva") on kyseisen kappaleen kohdalla tekstissä siinä vaiheessa, kun muotoiluja aletaan tehdä. Jos muotoilut halutaan kohdistuvan kerralla useampaan kappaleeseen, täytyy kyseiset kappaleet olla valittuna aktiivisiksi alettaessa tekemään muotoiluja.

Kuva: Kappale-ryhmien valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehti

Yleisimmät kappalemuotoilut löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Kappale ja monipuolisempiin muotoiluihin pääsee jälleen käsiksi avaamalla kyseisen ryhmän valintaikkunan. Valintaikkunan välilehdiltä (Sisennykset ja välit sekä Tekstin käsittely) löytyvät eri kappalemuotoilut. Valintaikkunaa käytettäessä tehdään halutut fonttimuotoilut ja painetaan OK, jolloin muotoilut tulevat näkyviin tekstiin.

Muutamia kappalemuotoiluja löytyy myös valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä ryhmästä Kappale. Sama ryhmä voi siis Wordissa löytyä usealta eri välilehdeltä. Ideana tässä on se, että eri välilehdillä samassa ryhmässä voidaan näyttää eri komentopainikkeita. Suoraan Kappale-ryhmien komentopainikkeiden kautta tehdyt muotoilut tulevat näkyviin tekstiin heti valinnan tekemisen jälkeen.

Erilaisia kappalemuotoiluja:

• Tasaus (painikkeet: ):
  • Kappale voidaan tasata joko vasemmalle, oikealle, keskelle tai molempiin reunoihin. Molempien reunojen tasauksella tekstistä saa siistiä ilman tavutuksen käyttämistä.
• Sisennys (Kappale-ryhmien painikkeita sisennyksien tekemiseen: , , ):
  • Sisennyksiä voi tehdä useita erilaisia. Perustoiminnot ovat vasemman reunan ja oikean reunan sisennykset. Lisäksi voi tehdä Mukautettuja sisennyksiä, joita ovat 1. rivin sisennys ja riippuva sisennys. Valintanauhan Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän komentopainikkeista voi tehdä vain vasemman reunan sisennyksen. Valintanauhan Sivun asettelu -välilehden Kappale-ryhmän komentopainikkeista voi tehdä myös oikean reunan sisennyksen. Vaakaviivaimesta voi tehdä kaikkia sisennyksiä vetämällä haluttu sisennys hiirellä sopivaan kohtaan. Seuraava kuva havainnollistaa vaakaviivaimen eri "sisennyskahvat". Samat toiminnot löytyvät myös ryhmän valintaikkunasta.
    

    Kuva: Vaakaviivaimen eri sisennysvaihtoehdot

    

    Kuva: Eri tasaus- (kuvan vasen palsta) ja sisennysvaihtoehdot (kuvan oikea palsta)

  

  Kuva: Kappale-ryhmien valintaikkunan Tekstin käsittely -välilehti

• Välistys (Kappale-ryhmien painikkeita välistyksien muuttamiseen: , , ):
  • Välistyksellä tarkoitetaan tyhjän tilan määrää ennen ja jälkeen kappaleen sekä riviväliä. Kappale-ryhmien komentopainikkeista voi asettaa yleisimmin tarvittavat välistykset, mutta monipuolisemmat välistysasetukset kannattaa asettaa ryhmän valintaikkunasta. Välistys löytyy valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehdeltä. Useasti kappaleen jälkeen käytetään välistyksenä 10 tai 12 pt:tä, jolloin kappaleen jälkeen näyttäisi tulevan yksi tyhjä rivi. Kappaletta ennen välistystä ei välttämättä käytetä ollenkaan otsikoita lukuun ottamatta. Rivivälinä käytetään yleisesti 1,15:ta tai 1,5:tä.
• Muita hyödyllisiä kappalemuotoiluja:
  Seuraavat toiminnot löytyvät Kappale-ryhmien valintaikkunan Tekstin käsittely -välilehdeltä.
  • Leski- ja orporivien esto:
    • Estää yksittäisten rivien muodostumisen silloin, kun sivu vaihtuu kesken kappaleen. Kummallekin sivulle tulee siis vähintään kaksi riviä samasta kappaleesta.
  • Sido seuraavaan:
    • Kiinnittää kappaleen sitä seuraavaan kappaleeseen, eli molemmat kappaleet pysyvät aina samalla sivulla dokumentissa.
  • Pidä rivit yhdessä:
    • Saman kappaleen kaikki rivit pysyvät aina samalla sivulla.
  • Sivunvaihto ennen:
    • Kappale alkaa aina uudelta sivulta, eli samalla sivulla kappaleen edessä ei voi olla tekstiä tai muita objekteja. Toimintoa on hyvä käyttää esimerkiksi sellaisissa otsikkokappaleissa, joiden haluaa alkavan aina uudelta sivulta.

Sivun asetukset

Kuva: Sivun asetukset -ryhmä

Sivun asetuksista voidaan muuttaa esimerkiksi reunuksien suuruutta, sivun suuntaa (pysty tai vaaka), paperin kokoon liittyviä asetuksia sekä ylä- ja alatunnisteen asetuksia. Sivun asetukset löytyvät valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä ryhmästä Sivun asetukset. Asetuksia pääsee muuttamaan joko ryhmän komentopainikkeista tai ryhmän valintaikkunan kautta. Monipuolisimmat asetukset löytyvät ainoastaan ryhmän valintaikkunan kautta.

Valintaikkunassa reunuksiin liittyviä asetuksia pääsee muokkaamaan Reunukset-välilehdeltä. Paperi-välilehdeltä löytyy paperin kokoon liittyviä asetuksia ja Asettelu-välilehdeltä muun muassa ylä- ja alatunnisteeseen liittyviä asetuksia. Sivun asetukset vaikuttavat joko tiettyyn asiakirjan osaan tai haluttaessa koko asiakirjaan. Vaikutusalueen voi valita valintaikkunan eri välilehtien Käytä kohteeseen -valikoista.

Kuva: Sivun asetukset -ryhmän valintaikkunan Reunukset-välilehti

Kuvan lisääminen

Wordissa on valmiina ClipArt-kuvia, joita saa käyttää vapaasti (paitsi ei ansiotarkoituksessa). Lisäksi dokumenttiin voi lisätä omia vaikkapa digitaalikameralla otettuja kuvia. Molemmissa tapauksissa kuvien lisäys ja muotoilu toimivat lähes samalla periaatteella. Oletuksena kuvat tulevat lisäyksen jälkeen tekstin tasoon. Kuvan muotoilutoimenpiteillä kuvia voidaan siirtää myös vapaasti mihin tahansa paikkaan sivulla tai vaikkapa tekstin alle tai tekstin päälle.

Kuva: ClipArt-valintaikkuna

ClipArt-kuvan lisääminen:

• Vie tekstikohdistin siihen paikkaan dokumentissa, johon haluat kuvan.
• Klikkaa valintanauhan Lisää-välilehdeltä Kuvat-ryhmästä painiketta ClipArt.
• Oikealle avautuvassa ikkunassa kirjoita Etsi-kenttään hakusana, jolla haet hakusanan osoittaman aihealueen kuvia. Sen jälkeen paina Siirry-painiketta.
• Hakusanalla löytyneet kuvat ilmestyvät luetteloon pikkukuvina. Valitse haluamasi kuva hiiren ykköspainikkeella klikkaamalla, jolloin kuva ilmestyy dokumenttiin.

Kuvan lisääminen tiedostosta:

• Vie tekstikohdistin siihen paikkaan dokumentissa, johon haluat kuvan.
• Klikkaa valintanauhan Lisää-välilehdeltä Kuvat-ryhmästä painiketta Kuva.
• Avautuvassa ikkunassa etsi haluamasi kuva tietokoneen hakemistohierarkiasta ja valitse se aktiiviseksi. Sen jälkeen paina Lisää-painiketta, jolloin kuva ilmestyy dokumenttiin.

Kuvan koon muuttaminen:

• Valitse kuva aktiiviseksi klikkaamalla sitä kerran hiiren ykköspainikkeella.
• Muokkaa kuva halutun kokoiseksi ottamalla kiinni kuvan jostakin kulmasta hiiren ykköspainikkeella ja venyttämällä kuvaa tarvittava määrä.
• Kuvan kokoa voi säätää myös kirjoittamalla halutun leveyden ja korkeuden senttimetreinä valintanauhan Muotoile-välilehden Koko-ryhmän kohtiin Korkeus ja Leveys. Kuva täytyy olla valittuna aktiiviseksi ennen arvojen syöttämistä.

Kuva: Tekstin rivitysvaihtoehdot

Kuvan siirtäminen vapaasti mihin tahansa paikkaan sivulla:

• Valitse kuva aktiiviseksi klikkaamalla sitä kerran hiiren ykköspainikkeella.
• Valitse valintanauhan Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmästä kohdasta Rivitä teksti (Tekstin rivitys) haluamasi rivitystapa. Yleensä Neliö on hyvä vaihtoehto rivitystavaksi, tällöin kuvaa voi siirrellä vapaasti dokumentissa. Lisäksi on mahdollista laittaa kuva esimerkiksi tekstin alle tai tekstin päälle.
• Nyt voit siirtää kuvaa vapaasti dokumentissa ottamalla siitä kiinni hiiren ykköspainikkeella ja raahaamalla sen haluttuun paikkaan.

Taulukon lisääminen

Jos dokumenttiin haluaa monipuolisia taulukoita, paras vaihtoehto on tehdä taulukko jollain taulukkolaskentaohjelmalla (esimerkiksi Microsoft Excel 2010) ja siirtää siellä tehty taulukko Word-dokumenttiin leikepöydän kautta. Wordissa on kuitenkin itsessäänkin työkalu perustaulukoiden tekemiseen, jonka käyttöä seuraavassa opastetaan.

Kuva: Taulukon lisäämisikkuna

Taulukon lisääminen:

• Valitse valintanauhan Lisää-välilehdeltä Taulukot-ryhmästä komentopainikkeen Taulukko alta löytyvä valinta Lisää taulukko.
• Avautuvassa ikkunassa valitse taulukkoon tulevien sarakkeiden ja rivien määrät ja palstaleveyden asetukset (Sovita-toiminnon asetukset). Valinnat tehtyäsi klikkaa OK, jolloin tyhjä taulukko ilmestyy dokumenttiin tekstikohdistimen kohdalle.
• Taulukkoon voi kirjoittaa tekstiä normaalisti viemällä aina ensin tekstikohdistin haluttuun taulukon soluun.

Taulukon muokkaaminen:

Kuva: Esimerkkitaulukko

• Rivien lisääminen taulukkoon:
  • Vie tekstikohdistin taulukossa sellaiselle riville, jonka ylä- tai alapuolelle haluat uuden rivin.
  • Valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Rivit ja sarakkeet -ryhmästä tarpeen mukaan joko Lisää yläpuolelle tai Lisää alapuolelle, jolloin taulukkoon ilmestyy yksi tyhjä rivi valitsemaasi väliin.
  

  Kuva: Rivit ja sarakkeet -ryhmän toimintoja

• Rivien poistaminen taulukosta:
  • Vie tekstikohdistin taulukossa sille riville, jonka haluat poistaa.
  • Valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Rivit ja sarakkeet -ryhmästä painikkeen Poista alta toiminto Poista rivit, jolloin valitsemasi rivi poistuu.
• Sarakkeiden lisääminen taulukkoon:
  • Vie tekstikohdistin taulukossa sellaiseen sarakkeeseen, jonka vasemmalle tai oikealle puolelle haluat uuden sarakkeen.
  • Valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Rivit ja sarakkeet -ryhmästä tarpeen mukaan joko Lisää vasemmalle tai Lisää oikealle, jolloin taulukkoon ilmestyy yksi tyhjä sarake valitsemaasi väliin.
• Sarakkeiden poistaminen taulukosta:
  • Vie tekstikohdistin taulukossa siihen sarakkeeseen, jonka haluat poistaa.
  • Valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Rivit ja sarakkeet -ryhmästä painikkeen Poista alta toiminto Poista sarakkeet, jolloin valitsemasi sarake poistuu.
• Taulukon muotoiluvalintojen muuttaminen:
  • Vie tekstikohdistin taulukon johonkin soluun.
  • Jos haluat käyttää taulukon automaattista muotoilua, valitse valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Taulukkotyyliasetukset ja Taulukkotyylit -ryhmistä haluamasi valinnat taulukon ulkoasulle.
    

    Kuva: Taulukon automaattiseen muotoiluun liittyvät ryhmät

  • Jos haluat muotoilla taulukon itse ilman automaattisia muotoiluja, valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä ryhmästä Taulukko toiminto Ominaisuudet, jolloin aukeaa taulukon ominaisuuksiin liittyvä valintaikkuna. Tee haluamasi muotoilut auenneen valintaikkunan eri välilehtien alta. Muotoilut tehtyäsi klikkaa OK, jolloin muotoilut tulevat käyttöön taulukossa.
• Taulukon poistaminen:
  • Vie tekstikohdistin taulukon johonkin soluun.
  • Valitse valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Rivit ja sarakkeet -ryhmästä painikkeen Poista alta toiminto Poista taulukko, jolloin taulukko poistuu.

Luettelot

Perinteinen tapa tehdä luettelo on käyttää ranskalaista viivaa luettelon alkioiden edessä. On kuitenkin mahdollista tehdä monipuolisempiakin luetteloja. Merkityissä luetteloissa luettelon alkioiden eteen tulee automaattisesti haluttu luettelomerkki. Numeroiduissa luetteloissa luettelon alkioiden eteen tulee automaattisesti järjestysnumero.

Merkityn luettelon luominen:

• Kirjoita luetteloon tulevat alkiot Enterillä eroteltuina, jokaisesta alkiosta tulee siis tehdä oma kappale.
• Maalaa hiirellä luetteloon tulevat alkiot aktiiviseksi ja valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Kappale löytyvän merkityn luettelon lisäämispainikkeen () alta haluamasi luettelomerkki (klikkaa kuvakkeen oikeassa reunassa olevaa kolmiota, niin näet eri vaihtoehdot), jolloin valittuna olevien luettelon alkioiden eteen ilmestyy valitsemasi luettelomerkki.
• Jos kirjoitat lisää luettelon alkioita, luettelomerkki ilmestyy automaattisesti alkioiden eteen (jos olit aloittanut kirjoittamisen painamalla Enter edellisen alkion jälkeen). Kun et enää halua luettelomerkkiä tulevan, paina kolme kertaa Askelpalautinta, jolloin luettelomerkki ja sisennys poistuvat ja voit jälleen kirjoittaa normaalia tekstiä.

Numeroidun luettelon luominen:

• Kirjoita luetteloon tulevat alkiot Enterillä eroteltuina, jokaisesta alkiosta tulee siis tehdä oma kappale. Järjestysnumeroa ei tule kirjoittaa alkioiden eteen itse, vaan se tulee automaattisesti.
• Maalaa hiirellä luetteloon tulevat alkiot aktiiviseksi ja valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Kappale löytyvän numeroidun luettelon lisäämispainikkeen () alta haluamasi järjestysnumeron tyyli (klikkaa kuvakkeen oikeassa reunassa olevaa kolmiota, niin näet eri vaihtoehdot), jolloin valittuna olevien luettelon alkioiden eteen ilmestyvät järjestysnumerot.
• Jos kirjoitat lisää luettelon alkioita, seuraava järjestysnumero ilmestyy automaattisesti alkioiden eteen (jos olit aloittanut kirjoittamisen painamalla Enter viimeisen alkion jälkeen). Kun et enää halua järjestysnumeroa tulevan, paina kolme kertaa Askelpalautinta, jolloin järjestysnumero poistuu ja voit jälleen kirjoittaa normaalia tekstiä.

Ylä- ja alatunniste sekä sivunumerointi

Ylä- ja alatunniste poikkeavat muusta tekstistä siten, että niihin kirjoitettavat asiat näkyvät samanlaisina kaikilla dokumentin sivuilla. Ylä- ja alatunnisteen teksti on siis yhteistä koko dokumentille. Useasti ylä- tai alatunnisteeseen kirjoitetaan esimerkiksi dokumentin nimi, dokumentin päivämäärä tai dokumentin tekijän nimi. Yritysmaailmassa ylä- tai alatunnisteessa voi olla lisäksi esimerkiksi yrityksen yhteystiedot. Lisäksi dokumentin sivunumerointi tulee yleensä joko ylä- tai alatunnisteeseen.

Tekstin lisääminen ylä- tai alatunnisteeseen:

• Valitse valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Ylä- ja alatunniste komentopainikkeen Ylätunniste alta Muokkaa ylätunnistetta, jolloin tekstikohdistin siirtyy ylätunnisteeseen. Jos haluat kirjoittaa tekstiä alatunnisteeseen, siirrä tekstikohdistin sinne klikkaamalla kerran hiiren ykköspainikkeella alatunnisteessa.
• Nyt voit kirjoittaa tekstiä normaalisti ylä- ja alatunnisteeseen. Oletuksena teksti tulee tunnisteen vasempaan reunaan. Sarkain-näppäimellä (Tabulaattori) pääset kirjoittamaan myös joko tunnisteen keskelle tai oikeaan reunaan.
• Kun teksti on valmis, valitse valintanauhan Rakenne-välilehdeltä ryhmästä Sulje toiminto Sulje ylä- ja alatunniste, jolloin siirryt taas normaaliin dokumentin muokkaustilaan.
  

  Kuva: Rakenne-välilehden Lisää-ryhmä

• Ylä- tai alatunnisteeseen voi myös lisätä automaattisesti esimerkiksi päivämäärän tai kellonajan. Se tapahtuu seuraavasti:
  • Siirrä tekstikohdistin ylä- tai alatunnisteeseen siihen kohtaan, johon haluat päivämäärän tai ajan lisättävän.
  • Valitse valintanauhan Rakenne-välilehdeltä ryhmästä Lisää toiminto Päivämäärä ja aika.
  • Valitse avautuvasta ikkunasta haluamasi aikamuotoilu ja klikkaa OK, jolloin aika ilmestyy dokumenttiin.

Sivunumeroinnin lisääminen dokumenttiin:

• Lisää sivunumero valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Ylä- ja alatunniste komentopainikkeen Sivunumero avulla. Klikattuasi komentopainiketta tulee valita alavalikoista sivunumeron sijainti, tasaus ja tyyli. Valinnan tehtyäsi sivunumerot ilmestyvät dokumentin jokaiselle sivulle.
  

  Kuva: Sivunumeroiden lisääminen dokumenttiin

  

  Kuva: Sivunumeron muotoileminen

• Sivunumeroa voi myöhemmin muokata valitsemalla valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Ylä- ja alatunniste komentopainikkeen Sivunumero alta löytyvän valinnan Muotoile sivunumerot.
• Avautuvassa ikkunassa voit valita muun muassa sivunumeron lukumuodon. Voit siis esimerkiksi asettaa dokumenttiin roomalaiset numerot. Lisäksi voit myös laittaa sivunumerot alkamaan jostakin tietystä numerosta (Aloittava nro).
• Valinnat tehtyäsi klikkaa OK, jolloin sivunumeroiden tyyli muuttuu valitsemaksesi koko dokumenttiin.
• Samaan dokumenttiin voi tehdä myös useita erilaisia sivunumerointeja. Siihen tarvitaan avuksi osanvaihtoja. Monipuolisten sivunumerointien tekemistä ohjeistetaan Tekstinkäsittelyn jatko-osiossa luvussa Monipuolisten sivunumerointien tekeminen.

Muita hyödyllisiä toimintoja

Pakotettu sivunvaihto:

Pakotettu sivunvaihto on kätevä esimerkiksi silloin, kun dokumentissa tulee kohta, jonka haluaa alkavan uudelta sivulta. Tällöin kyseistä kohtaa ei kannata siirtää uudelle sivulle Enterin painalluksilla, vaan siirtämällä tekstikohdistin kyseisen kohdan etupuolelle ja klikkaamalla valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Sivut komentopainiketta Sivunvaihto. Saman saa tehtyä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + Enter. Nyt kyseinen kohta pysyy aina uuden sivun alussa, eikä haittaa, vaikka sen etupuolelle kirjoittaa lisää tekstiä.

Kuva: Etsi-toiminnon ikkuna

Etsi ja korvaa -toiminto:

Etsi-toiminto on hyödyllinen esimerkiksi pitkissä dokumenteissa, kun täytyy tietää vaikkapa, missä kohtaa dokumenttia tietty sana sijaitsee. Etsi-toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Muokkaaminen komentopainiketta Etsi. Avaaminen onnistuu myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + F. Avautuvaan ikkunaan kirjoitetaan hakukenttään etsittävä teksti, jolloin Word etsii kerralla kaikki kyseiset tekstit dokumentista. Löytyneet kohdat ilmestyvät Etsi-toiminnon listaan.

Korvaa-toiminnolla pystyy esimerkiksi korvaamaan tietyn tekstinpätkän toisella tekstillä kerralla koko dokumentissa (esimerkiksi halutaan korvata kaikki "kissa"-sanat "koira"-sanoilla). Korvaa-toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Muokkaaminen komentopainiketta Korvaa. Avautuvaan ikkunaan kirjoitetaan etsittävä teksti ja sen korvaava teksti. Tämän jälkeen painetaan Etsi seuraava, jolloin Word etsii tekstikohdistimesta lähtien seuraavan löytyvän halutun tekstin. Klikkaamalla seuraavaksi Korvaa, Word korvaa löydetyn tekstin korvaavaksi kirjoitetulla tekstillä ja etsii samalla seuraavan löydetyn tekstin. Korvaa kaikki -painikkeella Word etsii ja korvaa kerralla kaikki dokumentista löytyneet halutut tekstit.

Kuva: Korvaa-toiminnon ikkuna

Kuva: Oikoluku-toiminto

Oikoluku:

Wordissa on oikoluku, eli kieliasun tarkistus -toiminto, joka etsii dokumentista kirjoitusvirheitä ja ehdottaa korjauksia niihin. Toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Tarkista-välilehden ryhmästä Tekstintarkistus löytyvää komentopainiketta Kieliasun tarkistus. Jos virheitä löytyy, niin avautuu ikkuna, jossa näkyy punaisella värillä korostettuna sana, jota Word ei tunnista. Ehdotukset-kohdassa on sanoja, joita Word ehdottaa korvaaviksi sanoiksi. Jos joku näistä on oikea, valitaan se hiirellä ja klikataan Muuta. Jos sana oli jo aluksi oikein, kannattaa klikata Lisää sanastoon, jolloin jatkossa Word tunnistaa myös kyseisen sanan oikeaksi. Jos Lisää sanastoon -painike ei ole aktiivisena, kannattaa valita Ohita kaikki, jolloin Word ei jatkossa huomauta kyseisestä sanasta tai lauseesta. Oikoluku käy kerralla läpi koko dokumentin ja ilmoittaa, kun tarkistus on valmis.

Kuva: Tavutus

Tavutus:

Word osaa tarvittaessa tehdä dokumentin tavutuksen automaattisesti. Tavutuksen saa päälle valitsemalla valintanauhan Sivun asettelu -välilehden ryhmästä Sivun asetukset löytyvän komentopainikkeen Tavutus alta valinnan Automaattinen, jolloin Word tavuttaa koko dokumentin kerralla. Tavutusta käytetään dokumenteissa melko harvoin. Yleisemmin sen sijasta käytetään molempien reunojen tasausta.

Esikatselu:

Esikatselussa dokumentin sivut näkyvät tulostusmuodossa. Esikatselussa on siis esimerkiksi hyvä tarkistaa ennen dokumentin tulostamista, että dokumentin kaikki asettelut ovat varmasti kunnossa. Esikatseluun valitsemalla valintanauhan Tiedosto-välilehdeltä valinnan Tulosta (Office-painike -> Tulosta-valikko -> Esikatselu). Esikatselunäkymä avautuu tulostusasetusten viereen. Esikatselunäkymästä pääse kätevimmin pois painamalla ESC-näppäintä.

Tyylit

Tekstinkäsittelyssä tyylit ovat avainsana tehokkaaseen tekstinkäsittelyyn. Tyylien ideana on merkitä tekstidokumentin eri kappaleet käyttämään tiettyjä tyylejä. Merkkauksen jälkeen tyyleille määritetään halutut muotoilut, jolloin samat muotoilut tulevat kerralla koko dokumenttiin. Siispä määritettäessä tietylle tyylille tietty muotoilu, tulee sama muotoilu automaattisesti kaikille kappaleille, jotka on määritelty käyttämään kyseistä tyyliä. Esimerkiksi jos halutaan muuttaa dokumentin kaikkien otsikoiden väri punaiseksi ja otsikot on tehty tyylejä käyttäen, onnistuu värin muuttaminen helposti ja nopeasti muutamalla hiiren klikkauksella.

Tyylejä kannattaa käyttää aina, jos dokumentissa on useita otsikoita, on tarve tehdä sisällysluettelo tai dokumentti on pitkähkö (esimerkiksi vähintään kolmen sivun pituisissa dokumenteissa tyylien käytöstä on jo selkeää hyötyä). Automaattista sisällysluetteloa ei ole edes mahdollista tehdä ilman tyylien käyttöä.

Erilaisia tarpeellisia tyylejä:

• Normaali:
  • Kaikki tyylit pohjautuvat Normaali-tyyliin ja perivät Normaali-tyylin ominaisuudet. Muotoilematon teksti käyttää Normaali-tyyliä. Normaali-tyyliä ei yleensä kannata muokata, koska muokkaukset periytyisivät kaikkiin muihinkin tyyleihin.
• Leipäteksti:
  • Leipäteksti-tyyliä on hyvä käyttää perustekstikappaleissa, joka tekee siitä käytetyimmän tyylin normaaleissa dokumenteissa.
• Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3:
  • Numeroituja Otsikko-tyylejä käytetään dokumentin niihin otsikoihin, joiden halutaan tulevan myös mahdolliseen sisällysluetteloon. Esimerkiksi kansilehden otsikkoa ei yleensä haluta sisällysluetteloon, joten siihen ei kannata käyttää numeroituja otsikkotyylejä. Otsikko 1 -tyyliä käytetään dokumentin ylimmän tason otsikkoon, Otsikko 2 -tyyliä toiseksi ylimmän tason otsikkoon jne. Otsikkotyylejä on myös kolmannen tason jälkeenkin, mutta yleensä ei kannata käyttää kuin korkeintaan kolmen tasoisia otsikoita. Otsikkotyylien käyttäminen mahdollistaa automaattisen sisällysluettelon tekemisen.
• Otsikko ja Alaotsikko:
  • Otsikko ja Alaotsikko ovat otsikoille, joita ei haluta sisällysluetteloon ja jotka eivät rakenteellisesti kuulu dokumentin sisältöön. Niitä on hyvä käyttää esimerkiksi kansilehden otsikoissa.
• Merkitty luettelo, Merkitty luettelo 2, Merkitty luettelo 3:
  • Luettelotyylejä käytetään luonnollisesti luetteloiden alkioihin. Merkitty luettelo -tyyli on luettelon ylimmän tason alkioita varten, Merkitty luettelo 2 -tyyli toiseksi ylimmän tason alkioita varten jne.
• Numeroitu luettelo, Numeroitu luettelo 2, Numeroitu luettelo 3:
  • Numeroitujen luetteloiden tyylejä käytetään luonnollisesti sellaisten luetteloiden alkioihin, joihin halutaan eteen järjestysnumero. Numeroitu luettelo -tyyli on luettelon ylimmän tason alkioita varten, Numeroitu luettelo 2 -tyyli toiseksi ylimmän tason alkioita varten jne.
• Voimakas:
  • Voimakas-tyyliä käytetään korostamaan tiettyjä sanoja tai lauseita kappaleiden sisällä. Voimakas-tyylillä korostetaan yleensä erittäin tärkeät tekstinkohdat.
• Korostus:
  • Korostus-tyyliä käytetään kuten Voimakas-tyyliä, eli korostamaan tiettyjä sanoja tai lauseita kappaleiden sisällä. Korostus-tyylillä korostetaan yleensä tärkeät tekstinkohdat, eli se on ikään kuin "miedompi" versio Voimakas-tyylistä.

Edellä mainituilla tyyleillä pärjää hyvin normaaleissa tekstidokumenteissa. Wordista toki löytyy tarvittaessa paljon muitakin tyylejä, mutta niitä tarvitsee harvemmin. Listan tyylit ovat Voimakas- ja Korostus-tyylejä lukuun ottamatta kappaletyylejä, eli ne vaikuttavat kerralla koko kappaleeseen. Voimakas- ja Korostus-tyylit ovat puolestaan merkkityylejä, eli ne vaikuttavat tietyn kappaleen sisällä vain tiettyyn osaan kappaleesta. Tämän vuoksi merkkityyleillä onkin vähemmän ominaisuuksia kuin kappaletyyleillä. Kappaletyylien käyttö on oikeaoppisessa tekstinkäsittelyssä välttämätöntä, kun taas merkkityylejä ei tarvitse välttämättä aina käyttää.

Kuva: Tyylit-valintaikkuna

Dokumentin merkkaaminen käyttämään tyylejä:

• Ensimmäiseksi täytyy avata tyylien valintaikkuna, jonka kautta kaikki tyyleihin liittyvät toiminnot tehdään. Valintaikkuna aukeaa klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmän valintaikkunan avainta.
• Tekstikohdistin viedään sen kappaleen kohdalle (jollekin riville kyseisessä kappaleessa, maalausta ei tarvita), jolle halutaan merkata joku tyyli. Jos haluaa merkata kerralla useamman kappaleen käyttämään samaa tyyliä, täytyy nämä kappaleet maalata hiirellä aktiivisiksi.
• Oikean reunan tyylivalikosta valitaan haluttu tyyli (esimerkiksi Leipäteksti) klikkaamalla tyylin nimeä kerran hiiren ykköspainikkeella. Jos tyylivalikossa ei näy haluttua tyyliä, se voi olla piilotettuna. Tällöin valitaan tyylivalikon alaosasta ensin Asetukset. Aukeavasta ikkunasta valitaan kohdasta Valitse näytettävät tyylit vaihtoehto Kaikki tyylit ja klikataan OK, jolloin kaikki tyylit tulevat näkyviin tyylilistaan. Takaisin käytetyimpien tyylien näyttöön pääsee valitsemalla asetuksista vaihtoehdon Ehdotukset (Ehdotetut tyylit).
• Samalla periaatteella merkataan kaikki dokumentin kappaleet.
• Merkkityylit (esimerkiksi Voimakas-tyyli) eroavat hiukan kappaletyyleistä, koska ne eivät kohdistu koko kappaleeseen. Niiden merkkaamisessa tekstikohdistin viedään sen sanan keskelle, joka halutaan merkata käyttämään kyseistä merkkityyliä. Jos halutaan merkata kerralla useampi sana, maalataan kyseiset sanat ensin hiirellä aktiivisiksi. Tämän jälkeen tyylien merkkaus tapahtuu täysin samalla tavalla kuin kappaletyyleissä.

Tyylien muokkaaminen:

• Myös tyylien muokkauksessa täytyy ensin avata tyylien valintaikkuna. Valintaikkuna aukeaa klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tyyli-ryhmän valintaikkunan avainta.
• Hiiren kursori viedään sen tyylin kohdalle, jota halutaan muokata. Hiiren kursorin ollessa halutun tyylin kohdalla, klikataan tyylin nimen oikeassa reunassa olevaa väkästä () hiiren ykköspainikkeella ja valitaan Muokkaa, tai klikataan tyylin nimeä hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitaan Muokkaa.
  

  Kuva: Tyylin muokkausikkuna

• 

  Kuva: Muotoile-painikkeen alavalikko

  Avautuvassa tyylin muokkausikkunassa suoritetaan kaikki tyylin muokkaukset. Muutamia yleisimpiä muotoiluja löytyy suoraan pikanäppäiminä, mutta kaikki laajemmat tyylin muokkaukset kannattaa tehdä Muotoile-painikkeen takaa löytyvien tyylimuokkauksien kautta. Muotoile-painiketta hiiren ykköspainikkeella klikattaessa avautuu alavalikko, josta valitaan ensin, mitä tyylin ominaisuuksia halutaan muokata:
  • Fontti-valikon takaa löytyvät tekstin ulkoasuun liittyvät muotoilut. Muotoilu tapahtuu samalla tavalla kuin ilman tyylejä Fontti-ryhmän valintaikkunan kautta tehtävät muotoilut (ohjeistettu luvussa Fonttimuotoilu).
  • Kappale-valikon takaa löytyvät kappaleen ulkoasuun liittyvät muotoilut (esimerkiksi sisennykset, välistykset, tasaus ja riviväli). Muotoilu tapahtuu samalla tavalla kuin ilman tyylejä Kappale-ryhmien kautta tehtävät muotoilut (ohjeistettu luvussa Kappalemuotoilu).
  • Sarkaimet-valikon kautta asetetaan sarkaimia. Sarkaimien itse asettamista ei yleensä tarvita.
  • Reuna-valikon kautta voidaan laittaa kappaleille reunaviivoja (Reunat-välilehti). Valikon kautta onnistuu siis esimerkiksi tekstin kehystäminen. Valikon kautta voi laittaa myös taustavärin kappaleelle (Sävytys-välilehti).
  • Kieli-valikon kautta asetetaan tekstin kieli. Esimerkiksi oikoluku tarkistaa tekstin valitun kielen perusteella.
  • Kehys-valikon kautta asetetaan tekstille kehyksiä (näkymättömiä), joilla tekstiä voidaan asemoida eri tavoilla. Kehyksien asettaminen tai muokkaaminen saattaa sekoittaa tekstin muotoilun, joten sitä ei yleensä kannata käyttää.

    Vihjeitä tyylien käyttöön:

    Käytössä olevan tyylin näkee viemällä tekstikohdistimen kappaleen keskelle ja katsomalla tyylien valintaikkunasta, mikä tyyli on sinisellä viivalla kehystettynä.

    Tyylit ja muotoilut saa poistettua tekstistä maalaamalla ensin tekstistä sen osan, josta haluaa poistaa tyylit ja muotoilut, ja klikkaamalla sen jälkeen tyylien valintaikkunasta Poista kaikki.

  • Numerointi-valikon kautta voidaan esimerkiksi vaihtaa luettelomerkkien ulkoasua tai vaihtaa listanumerointi erityyliseksi.
    • Luettelomerkkien ulkoasu vaihdetaan valikon Luettelomerkit-välilehdeltä. Välilehdeltä valitaan haluttu ulkomuoto luettelomerkille ja klikataan OK. Näppäimen Määritä uusi luettelomerkki kautta voi itse määrittää oman luettelomerkin, jos listasta ei löydy mieluista.
    • Listanumeroiden tyyli vaihdetaan valikon Numerointi-välilehdeltä. Välilehdeltä valitaan haluttu listanumeron tyyli ja klikataan OK. Näppäimen Määritä uusi lukumuotoilu kautta voi itse määrittää oman lukumuotoilun, jos listasta ei löydy mieluista.
  • Pikanäppäin-valikon kautta voidaan asettaa tyyleille pikanäppäimiä. Niiden avulla tyylien merkkaaminen on erittäin nopeaa. Pikanäppäin asetetaan valikossa näppäilemällä näppäimistöstä haluttu näppäinyhdistelmä ja klikkaamalla sen jälkeen Liitä. Tämän jälkeen klikataan vielä Sulje. Nyt kappaleita voi merkata käyttämään tyylejä menemällä tekstissä halutun kappaleen kohdalle ja painamalla näppäimistöltä asetettu näppäinyhdistelmä, jolloin kyseinen kappale merkataan käyttämään sitä tyyliä, jolle kyseinen näppäinyhdistelmä oli asetettu.
  • Tekstin tehosteet -valikon kautta voidaan asettaa tekstille erilaisia tehosteita kuten varjostuksia ja heijastuksia.
• Kun tyylille on tehty kaikki halutut muotoilut, klikataan OK, jolloin tyylimuotoilut tulevat näkyviin tekstiin kyseistä tyyliä käyttäviin kappaleisiin.
• Samalla periaatteella voidaan muokata mitä tahansa tyyliä. Merkkityyleissä (esimerkiksi Voimakas-tyyli) ei ole mahdollista muokata niin monia ominaisuuksia kuin kappaletyyleissä, mutta muokkausperiaatteet ovat täysin samat.

Kuva: Otsikkonumeroinnin asettaminen

Periaatteessa tyylin ominaisuuksien muokkaus tapahtuu siis täysin samalla tavalla kuin tekstin muokkaus silloin, kun ei käytetä tyylejä. Erona on siis se, että määritykset tehdään tyylille, eikä tietylle tekstinpätkälle. Tyylejä käytettäessä muokkaukset tehdään siis aina tyylien valintaikkunan kautta, eikä suoraan valintanauhan välilehtien komentopainikkeiden tai ryhmien valintaikkunoiden kautta.

Otsikkonumeroinnin asettaminen:

Otsikkonumerointi asetetaan kerralla kaikille otsikkotasoille, eli numerointi tulee tyyleille Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 jne. Numerointia ei aseteta tyylien valintaikkunan kautta, vaan valintanauhan Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Monitasoinen luettelo -painikkeen () kautta. Kyseisen painikkeen takaa valitaan otsikoinnin tyyliksi viereisessä kuvassa valittuna oleva vaihtoehto. Valinnan jälkeen numerointi on asetettu kaikille otsikkotasoille (otsikkotyyleille).

Kuva: Sisällysluettelon lisääminen

Sisällysluettelon tekeminen:

Sisällysluetteloon tulee yleensä maksimissaan kolmen tasoisia otsikoita. Sisällysluettelon tekeminen edellyttää, että sisällysluetteloon haluttavat otsikot on merkattu käyttämään otsikkotyylejä (Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3). Tyylien merkkaus täytyy siis tehdä ennen sisällysluettelon tekemistä. Merkkauksen ollessa kunnossa sisällysluettelon lisääminen tapahtuu seuraavasti:

• Tehdään dokumenttiin Enterillä yksi tyhjä rivi siihen paikkaan, mihin sisällysluettelo halutaan ja viedään tekstikohdistin sille riville. Kyseisen tyhjän rivin (kappaleen) tyyliksi on hyvä valita Normaali.
• Klikataan valintanauhan Viittaukset-välilehdeltä Sisällysluettelo-ryhmästä painiketta Sisällysluettelo.
• Avautuvasta pikavalikosta löytyy kaksi automaattista vaihtoehtoa sisällysluetteloksi. Eroavaisuutena vaihtoehdoissa (Automaattinen taulukko 1 ja Automaattinen taulukko 2) on se, tuleeko sisällysluettelon yläpuolelle teksti Sisällys vai Sisällysluettelo. Jos jompikumpi vaihtoehto on se, mitä haluat, klikkaa kyseistä vaihtoehtoa, niin sisällysluettelo ilmestyy dokumenttiin.
• Jos et halua sisällysluettelon yläpuolelle tekstiä ollenkaan tai haluat muotoilla sisällysluettelon erinäköiseksi kuin valmiit mallit ovat, älä valitse kumpaakaan automaattista vaihtoehtoa, vaan klikkaa pikavalikosta valintaa Lisää sisällysluettelo.
• Avautuvasta ikkunasta voi muokata sisällysluettelon ulkoasua (esimerkiksi täytemerkkiä ja tasausta). Muotoilut-valikosta täytyy olla valittuna Mallista. Enemmän muotoiluja (mm. fonttikoot ja välistykset) löytyy Muokkaa-näppäimen takaa. Muokkaa-näppäimen kautta muotoilut tehdään erikseen jokaiselle sisällysluettelon tasolle (Sisluet 1, Sisluet 2, jne.). Muotoiluja tehdään valitsemalla haluttu sisällysluettelon taso, klikkaamalla Muokkaa ja tekemällä halutut muotoilut samalla periaatteella kuin tyylien muokkauksessa.
  

  Kuva: Sisällysluettelon muotoiluvalinnat

• Kun muotoilut ovat haluttuja, klikataan OK, jolloin sisällysluettelo ilmestyy tekstiin. Oletuksena sisällysluettelon eteen ei tule tässä vaihtoehdossa ollenkaan otsikkotekstiä (Sisällys tms.), eli se täytyy lisätä halutessaan itse.

Useasti tekstiin tulee muutoksia (otsikot muuttuvat, sivunumerot muuttuvat jne.) vielä sisällysluettelon tekemisen jälkeen. Sisällysluettelon päivittäminen on kuitenkin erittäin helppoa ja nopeaa, joten sisällysluettelon voi tehdä jo melko aikaisessa vaiheessa, vaikka tietäisi tekstiin tulevan vielä muutoksia. Päivittäminen tapahtuu seuraavasti:

• Klikataan sisällysluetteloa hiiren ykköspainikkeella ja painetaan näppäimistöstä F9-näppäintä, tai klikataan sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitaan Päivitä kenttä.
• Avautuvasta ikkunasta valitaan Päivitä vain sivunumerot, jos otsikoita ei ole tullut lisää, eivätkä niiden nimet ole muuttuneet. Jos otsikoita on tullut lisää, niitä on poistettu tai niiden nimiä on muokattu, valitaan Päivitä koko luettelo.
• Valitaan OK, jolloin sisällysluettelo on päivitetty.

Lisää tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita tulee tämän oppimateriaalin Lisätieto-osion luvussa Tekstinkäsittelyn jatko-osio. Silloin opitaan mm. dokumentin jakaminen osiin, erityylisten sivunumerointien tekeminen dokumentin eri osiin sekä omien tyylien tekeminen.

Lisätietoa

Kaavaeditorin käyttö:

Joskus voi olla tarpeen kirjoittaa tekstinkäsittelyohjelmassa matemaattisia lausekkeita, kaavoja tai merkkejä. Näppäimistöltä ei kuitenkaan löydy suoraan matematiikassa tarvittavia merkkejä. Avuksi tulee kaavaeditori, jonka avulla voi tuottaa matemaattisia merkkejä, kaavoja ja lausekkeita. Seuraavat vaiheet opastavat kaavaeditorin käytössä:

• Valitaan valintanauhan Lisää-välilehdeltä Merkit-ryhmästä painike Kaava.
• Tämän jälkeen tekstiin tulee kaavaa varten oma lohko ja Word avaa uuden Rakenne-välilehden, jonka eri ryhmien komentopainikkeiden kautta kaavan voi muodostaa.
• Työkalut-ryhmän Kaava-painikkeen takaa löytyy valmiita kaavoja kuten Pythagoraan lause ja toisen asteen yhtälön kaava.
• Symbolit-ryhmästä löytyy painikkeet erilaisille matemaattisille erikoismerkeille kuten äärettömän merkki, pii tai juurimerkki.
• Rakenteet-ryhmästä löytyy painikkeita, joiden avulla voidaan muodostaa kokonaisia matemaattisia lausekkeita ja kaavoja. Paljon käytettyjä toimintoja ovat esimerkiksi murtolukujen, juurilausekkeiden ja trigonometristen funktioiden komentopainikkeet.
• Yhdistelemällä eri ryhmien toimintoja pystyy luomaan haluamansa matemaattisen lausekkeen.

Kuva: Wordin kaavaeditorin komentopainikkeet

Lisätietoa

Hakemistot:

Hakemistoja tarvitaan usein pitkissä dokumenteissa. Hakemistojen avulla pitkästäkin dokumentista löytää helposti halutut asiat. Hakemiston luonti alkaa hakemistoon tulevien sanojen merkkaamisella. Tämän jälkeen tehdään itse hakemisto. Luonnollisesti hakemisto kannattaa siis tehdä vasta siinä vaiheessa, kun itse teksti on kirjoitettu. Seuraavat vaiheet opastavat hakemiston tekemisessä:

Kuva: Hakemisto-ryhmä

• Valitaan valintanauhan Viittaukset-välilehdeltä Hakemisto-ryhmästä painike Merkitse kohde.
• Dokumentin päälle avautuu sanojen merkkausikkuna (Merkitse hakemiston hakusana). Ensin klikataan hiiren ykköspainikkeella dokumentti aktiiviseksi ja maalataan se sana, jonka halutaan tulevan hakemistoon. Tämän jälkeen klikataan hiiren ykköspainikkeella merkkausikkuna aktiiviseksi ja klikataan Merkitse, jos halutaan pelkästään kyseisen sanan sijainti (sivunumero, jolla sana sijaitsee) hakemistoon. Jos halutaan kaikkien samojen sanojen sijainnit (kaikki ne sivunumerot, joilla kyseinen sana sijaitsee) hakemistoon, klikataan Merkitse kaikki.
• Samalla periaatteella merkataan kaikki hakemistoon halutut sanat. Viimeisen sanan merkkauksen jälkeen klikataan merkkausikkunassa Sulje.
• Seuraavaksi luodaan itse hakemisto. Luominen tapahtuu pitkälti samalla tavalla kuin sisällysluettelon luominen. Ensin siirretään tekstikohdistin paikkaan, johon hakemisto halutaan luotavan. Yleensä hakemisto tehdään dokumentin loppuun.
• Seuraavaksi valitaan valintanauhan Viittaukset-välilehdeltä Hakemisto-ryhmästä painike Lisää hakemisto. Avautuvassa ikkunassa tehdään hakemistoon halutut muotoilut (esimerkiksi palstojen määrä ja sivunumeroiden tasaus). Muotoilu tapahtuu samalla tavalla kuin sisällysluettelon muotoilu. Lopuksi klikataan OK, jolloin hakemisto ilmestyy näkyviin.
• Sanoja voi merkitä lisää vielä jälkeenpäinkin. Merkkaus tapahtuu samalla periaatteella kuin alussakin. Uusien sanojen merkkauksen jälkeen hakemisto täytyy muistaa päivittää. Tämä tapahtuu klikkaamalla hakemisto aktiiviseksi hiiren ykköspainikkeella ja painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä, tai klikkaamalla hakemistoa hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitsemalla Päivitä kenttä.