Tieto- ja viestintätekniikan käyttötaito -> Tekstinkäsittely

© Antti Ekonoja 2012

Tekstinkäsittely

Tekstinkäsittely

Tässä luvussa opit mm. seuraavia asioita:

Oppimistasi asioista on sinulle mm. seuraavanlaista hyötyä:

Tekstinkäsittelyn perusteet

Tekstinkäsittelyohjelmat ovat käytetyimpiä tietokoneen hyötyohjelmistoja. Tässä luvussa (ja myöhemmin myös Tekstinkäsittelyn jatko-osiossa) tutustutaan Microsoft Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmaan, joka tulee Microsoft Office 2010 -ohjelmistopaketin mukana. Valikkokomennot ja ruutukaappausvideot löytyvät myös ohjelman edelliseen Word 2007 -versioon, joka kuuluu Microsoft Office 2007 -ohjelmistopakettiin. Word 2007:n valikkokomennot ilmoitetaan suluissa silloin, kun ne poikkevat Word 2010:n vastaavista valikkokomennoista. Erillinen ruutukaappausvideo Word 2007:lle löytyy puolestaan silloin, kun kyseisen toiminnon tekeminen poikkeaa merkittävästi vastaavan toiminnon tekemisestä Word 2010:llä. Samat ohjeet käyvät soveltaen myös useisiin muihinkin tekstinkäsittelyohjelmiin. Wordin perustoiminnoissa pätevät osittain samat ohjelmien käytön yleiset ohjeet, joita käytiin läpi luvussa Tietotekniikan perusteet -> Ohjelmat.

Wordissä ei ole valikoita ja alavalikoita, vaan niiden tilalla käytössä on valintanauha. Valintanauha sisältää välilehtiä, jotka ovat tehtäväkohtaisia. Välilehtien ryhmät jakavat tehtävät työvaiheisiin ja kunkin ryhmän komentopainikkeilla suoritetaan komentoja tai näytetään komentovalikkoja. Joillakin välilehdillä on myös valintaikkunan avaimia, joiden avulla saa avattua valintaikkunan tai tehtäväruudun, jossa on lisää ryhmään liittyviä toimintoja. Lisäksi on olemassa vain tarvittaessa näkyviä välilehtiä, jotka tulevat näkyviin, kun napsautat jotain objektia (esimerkiksi kuva), johon liittyy oma toimintovälilehti. Tiedosto-välilehti poikkeaa muista välilehdistä siten, että itse asiakirja häviää näkyvistä, koska Tiedosto-välilehdellä ei muokata suoraan työkirjaa, vaan tehdään sille muita toimintoja, kuten tallennus tai tulostus. Tiedosto-välilehteä Microsoft kutsuu Backstage-näkymäksi. Siitä pääsee nopeasti takaisin asiakirjaan klikkaamalla Aloitus-välilehteä tai painamalla ESC-näppäintä.

Word 2007:n käyttöliittymä poikkeaa Word 2010:stä lähinnä siten, että Word 2007:ssa ei ole ollenkaan Tiedosto-välilehteä, vaan sen tilalla on Office-painike. Office-painikkeen takaa löytyvät samat toiminnot, mitkä Word 2010:ssä löytyvät Tiedosto-välilehden alta. Jos käytössäsi on vasta Wordin versio 2003, näyttää Word 2010:n käyttöliittymä huomattavan erilaiselta. Silloin kannattaa hyödyntää Microsoftin tekemää vuorovaikutteista opasta, josta näkee mistä mikäkin Word 2003 -ohjelman komento löytyy Word 2010 -ohjelmasta. Opas löytyy verkosta Office 2010:n tukisivuilta.

Leikepöytä ja pikanäppäimet toimivat Wordissä muiden Windows-ohjelmien tapaan. Seuraavassa kuvassa esitetään Wordin perusnäkymä ja selvitetään Wordin ohjelmaikkunan eri osien merkitykset. Jos viivain ei ole Wordissäsi oletuksena näkyvissä, sen saa näkyviin valitsemalla kyseisen kohdan Näytä-välilehden Näytä-ryhmästä (Näytä tai piilota). Word aukeaa valinnalla Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Word 2010 (Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Office Word 2007).

Word 2010 perusnäkymä

Kuva: Microsoft Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelman perusnäkymä

Office-paketin ohjelmien käyttöliittymissä voi olla pieniä eroja riippuen siitä, tallentaako töitä uusimpaan Office 2007-2010 -tiedostomuotoon (Wordissa .docx) vai vanhempaan Office 97-2003 -tiedostomuotoon (Wordissa .doc). Tässä oppimateriaalissa kaikki valikkokomennot ja kuvakaappaukset on otettu Office 2007-2010 -tiedostomuotoon tallennetuista dokumenteista.

Tekstin valitseminen aktiiviseksi:

Ctrl-näppäin pohjassa voidaan valita hiirellä kerralla aktiiviseksi myös epäyhtenäinen tekstialue.

Tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoitettaessa täytyy muistaa muutamia tärkeitä asioita. Enter-näppäimen painaminen tarkoittaa kappaleen vaihtoa. Kappaleita ovat esimerkiksi otsikot, tekstikappaleet ja lista-alkiot. Enter-näppäintä tulee käyttää siis vain erilaisten kappaleiden lopussa. Enter-näppäimellä ei ole tarkoitus tehdä rivinvaihtoja (ohjelma tekee ne automaattisesti), eikä tyhjää tilaa tekstien väliin (pois lukien esimerkiksi kansilehden asettelu). Välilyönti on tarkoitettu sanojen väliin, eikä sillä ole tarkoitus tehdä sisennyksiä tai tyhjää tilaa sanojen väliin. Kahta peräkkäistä välilyönnin painallusta ei siis yleensä tarvita juuri missään. Askelpalautin (Tabulaattori) on sen sijaan tarkoitettu sisennyksien ja sarkainten tekemiseen.

Seuraavissa alaluvuissa aletaan käydä läpi tekstinkäsittelyn ominaisuuksia lähtien fontti- ja kappalemuotoiluista. Muotoilujen tekemisen opiskelu toimii pohjatietona tyylien käytölle, jota käydään läpi luvussa Tyylit. Tyyleistä ja niiden käytöstä kerrotaan siis enemmän myöhemmin, mutta jo tässä vaiheessa on hyvä tietää tyylien käytön olevan välttämätöntä vähänkään pidemmissä dokumenteissa, joista halutaan helposti ylläpidettäviä.

HOX!

Valittaessa aktiiviseksi tekstiä, tulee näkyviin pieni työkalurivi, josta löytyvät usein käytettävät toiminnot valitulle tekstinpätkälle. Työkalurivin kautta muotoilu on siis erittäin nopeaa tehdä, jos haluttu muotoilu työkaluriviltä löytyy. Monipuolisempia muotoiluja ei kuitenkaan kyseisestä työkalurivistä löydy. Tässä oppimateriaalissa komentojen suorittaminen on opastettu aina valintanauhan kautta, mutta myös pikatyökaluriviä kannattaa siis käyttää silloin, kun haluttu komento työkaluriviltä löytyy.

Wordin pikatyökalurivi

Kuva: Wordin pikatyökalurivi

Fonttimuotoilu

Fonttimuotoiluja tehtäessä valitaan aina ensin aktiiviseksi se tekstinosa, johon muotoilut halutaan kohdistaa. Yleisimmät fonttimuotoilut löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Fontti ja monipuolisempiin muotoiluihin pääsee käsiksi avaamalla kyseisen ryhmän valintaikkunan. Avaaminen tapahtuu klikkaamalla valintaikkunan avainta hiiren ykköspainikkeella (yleensä hiiren vasen painike). Valintaikkunaa käytettäessä tehdään halutut fonttimuotoilut ja painetaan OK, jolloin muotoilut tulevat näkyviin tekstiin. Suoraan Fontti-ryhmästä komentopainikkeiden kautta tehdyt muotoilut tulevat näkyviin tekstiin heti valinnan tekemisen jälkeen.

Erilaisia fonttimuotoiluja:

Fontti-ryhmän valintaikkuna

Kuva: Fontti-ryhmän valintaikkuna

Ruutukaappausvideo: Tekstinkäsittelyn fonttimuotoilut Word 2010:ssä

HOX!

Klikkaamalla valitun tekstin tai kappaleen päällä hiiren kakkospainiketta (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) pääsee myös nopeasti käsiksi esimerkiksi Fontti ja Kappale -valintaikkunoihin.

Kappalemuotoilu

Kappalemuotoilut vaikuttavat aina kerralla yhteen tai useampaan kappaleeseen. Jos kappalemuotoilut halutaan kohdistuvan vain yhteen tiettyyn kappaleeseen, riittää kun tekstikohdistin ("vilkkuva pystyviiva") on kyseisen kappaleen kohdalla tekstissä siinä vaiheessa, kun muotoiluja aletaan tehdä. Jos muotoilut halutaan kohdistuvan kerralla useampaan kappaleeseen, täytyy kyseiset kappaleet olla valittuna aktiivisiksi alettaessa tekemään muotoiluja.

Kappale-ryhmien valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehti

Kuva: Kappale-ryhmien valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehti

Yleisimmät kappalemuotoilut löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Kappale ja monipuolisempiin muotoiluihin pääsee jälleen käsiksi avaamalla kyseisen ryhmän valintaikkunan. Valintaikkunan välilehdiltä (Sisennykset ja välit sekä Tekstin käsittely) löytyvät eri kappalemuotoilut. Valintaikkunaa käytettäessä tehdään halutut fonttimuotoilut ja painetaan OK, jolloin muotoilut tulevat näkyviin tekstiin.

Muutamia kappalemuotoiluja löytyy myös valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä ryhmästä Kappale. Sama ryhmä voi siis Wordissa löytyä usealta eri välilehdeltä. Ideana tässä on se, että eri välilehdillä samassa ryhmässä voidaan näyttää eri komentopainikkeita. Suoraan Kappale-ryhmien komentopainikkeiden kautta tehdyt muotoilut tulevat näkyviin tekstiin heti valinnan tekemisen jälkeen.

Erilaisia kappalemuotoiluja:

Ruutukaappausvideo: Tekstinkäsittelyn kappalemuotoilut Word 2010:ssä

Sivun asetukset

Sivun asetukset -ryhmä

Kuva: Sivun asetukset -ryhmä

Sivun asetuksista voidaan muuttaa esimerkiksi reunuksien suuruutta, sivun suuntaa (pysty tai vaaka), paperin kokoon liittyviä asetuksia sekä ylä- ja alatunnisteen asetuksia. Sivun asetukset löytyvät valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä ryhmästä Sivun asetukset. Asetuksia pääsee muuttamaan joko ryhmän komentopainikkeista tai ryhmän valintaikkunan kautta. Monipuolisimmat asetukset löytyvät ainoastaan ryhmän valintaikkunan kautta.

Valintaikkunassa reunuksiin liittyviä asetuksia pääsee muokkaamaan Reunukset-välilehdeltä. Paperi-välilehdeltä löytyy paperin kokoon liittyviä asetuksia ja Asettelu-välilehdeltä muun muassa ylä- ja alatunnisteeseen liittyviä asetuksia. Sivun asetukset vaikuttavat joko tiettyyn asiakirjan osaan tai haluttaessa koko asiakirjaan. Vaikutusalueen voi valita valintaikkunan eri välilehtien Käytä kohteeseen -valikoista.

Sivun asetukset -ryhmän valintaikkunan Reunukset-välilehti

Kuva: Sivun asetukset -ryhmän valintaikkunan Reunukset-välilehti

Ruutukaappausvideo: Tekstinkäsittelyn sivun asetukset Word 2010:ssä

Kuvan lisääminen

Wordissa on valmiina ClipArt-kuvia, joita saa käyttää vapaasti (paitsi ei ansiotarkoituksessa). Lisäksi dokumenttiin voi lisätä omia vaikkapa digitaalikameralla otettuja kuvia. Molemmissa tapauksissa kuvien lisäys ja muotoilu toimivat lähes samalla periaatteella. Oletuksena kuvat tulevat lisäyksen jälkeen tekstin tasoon. Kuvan muotoilutoimenpiteillä kuvia voidaan siirtää myös vapaasti mihin tahansa paikkaan sivulla tai vaikkapa tekstin alle tai tekstin päälle.

ClipArt-valintaikkuna

Kuva: ClipArt-valintaikkuna

ClipArt-kuvan lisääminen:

Kuvan lisääminen tiedostosta:

Kuvan koon muuttaminen:

Tekstin rivitysvaihtoehdot

Kuva: Tekstin rivitysvaihtoehdot

Kuvan siirtäminen vapaasti mihin tahansa paikkaan sivulla:

Ruutukaappausvideo: Kuvan lisääminen Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmassa

Taulukon lisääminen

Jos dokumenttiin haluaa monipuolisia taulukoita, paras vaihtoehto on tehdä taulukko jollain taulukkolaskentaohjelmalla (esimerkiksi Microsoft Excel 2010) ja siirtää siellä tehty taulukko Word-dokumenttiin leikepöydän kautta. Wordissa on kuitenkin itsessäänkin työkalu perustaulukoiden tekemiseen, jonka käyttöä seuraavassa opastetaan.

Taulukon lisäämisikkuna

Kuva: Taulukon lisäämisikkuna

Taulukon lisääminen:

Taulukon muokkaaminen:

Esimerkkitaulukko

Kuva: Esimerkkitaulukko

Ruutukaappausvideo: Taulukon lisääminen Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmassa

Opettaja

Luettelot

Perinteinen tapa tehdä luettelo on käyttää ranskalaista viivaa luettelon alkioiden edessä. On kuitenkin mahdollista tehdä monipuolisempiakin luetteloja. Merkityissä luetteloissa luettelon alkioiden eteen tulee automaattisesti haluttu luettelomerkki. Numeroiduissa luetteloissa luettelon alkioiden eteen tulee automaattisesti järjestysnumero.

Merkityn luettelon luominen:

HOX!

Numeroidun luettelon avulla on mahdollista tehdä esimerkiksi automaattinen otsikkonumerointi. Tällöin jokainen dokumentin otsikko on yksi luettelon alkio.

Numeroidun luettelon luominen:

Ruutukaappausvideo: Tekstinkäsittelyn luettelot Word 2010:ssä

Ylä- ja alatunniste sekä sivunumerointi

Ylä- ja alatunniste poikkeavat muusta tekstistä siten, että niihin kirjoitettavat asiat näkyvät samanlaisina kaikilla dokumentin sivuilla. Ylä- ja alatunnisteen teksti on siis yhteistä koko dokumentille. Useasti ylä- tai alatunnisteeseen kirjoitetaan esimerkiksi dokumentin nimi, dokumentin päivämäärä tai dokumentin tekijän nimi. Yritysmaailmassa ylä- tai alatunnisteessa voi olla lisäksi esimerkiksi yrityksen yhteystiedot. Lisäksi dokumentin sivunumerointi tulee yleensä joko ylä- tai alatunnisteeseen.

Tekstin lisääminen ylä- tai alatunnisteeseen:

Sivunumeroinnin lisääminen dokumenttiin:

Ruutukaappausvideo: Tekstinkäsittelyn ylä- ja alatunnisteet sekä sivunumeron lisääminen Word 2010:ssä

Muita hyödyllisiä toimintoja

Pakotettu sivunvaihto:

Pakotettu sivunvaihto on kätevä esimerkiksi silloin, kun dokumentissa tulee kohta, jonka haluaa alkavan uudelta sivulta. Tällöin kyseistä kohtaa ei kannata siirtää uudelle sivulle Enterin painalluksilla, vaan siirtämällä tekstikohdistin kyseisen kohdan etupuolelle ja klikkaamalla valintanauhan Lisää-välilehdeltä ryhmästä Sivut komentopainiketta Sivunvaihto. Saman saa tehtyä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + Enter. Nyt kyseinen kohta pysyy aina uuden sivun alussa, eikä haittaa, vaikka sen etupuolelle kirjoittaa lisää tekstiä.

Etsi-toiminnon ikkuna

Kuva: Etsi-toiminnon ikkuna

Etsi ja korvaa -toiminto:

Etsi-toiminto on hyödyllinen esimerkiksi pitkissä dokumenteissa, kun täytyy tietää vaikkapa, missä kohtaa dokumenttia tietty sana sijaitsee. Etsi-toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Muokkaaminen komentopainiketta Etsi. Avaaminen onnistuu myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + F. Avautuvaan ikkunaan kirjoitetaan hakukenttään etsittävä teksti, jolloin Word etsii kerralla kaikki kyseiset tekstit dokumentista. Löytyneet kohdat ilmestyvät Etsi-toiminnon listaan.

Korvaa-toiminnolla pystyy esimerkiksi korvaamaan tietyn tekstinpätkän toisella tekstillä kerralla koko dokumentissa (esimerkiksi halutaan korvata kaikki "kissa"-sanat "koira"-sanoilla). Korvaa-toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Aloitus-välilehdeltä ryhmästä Muokkaaminen komentopainiketta Korvaa. Avautuvaan ikkunaan kirjoitetaan etsittävä teksti ja sen korvaava teksti. Tämän jälkeen painetaan Etsi seuraava, jolloin Word etsii tekstikohdistimesta lähtien seuraavan löytyvän halutun tekstin. Klikkaamalla seuraavaksi Korvaa, Word korvaa löydetyn tekstin korvaavaksi kirjoitetulla tekstillä ja etsii samalla seuraavan löydetyn tekstin. Korvaa kaikki -painikkeella Word etsii ja korvaa kerralla kaikki dokumentista löytyneet halutut tekstit.

Korvaa-toiminnon ikkuna

Kuva: Korvaa-toiminnon ikkuna

Oikoluku-toiminto

Kuva: Oikoluku-toiminto

Oikoluku:

Wordissa on oikoluku, eli kieliasun tarkistus -toiminto, joka etsii dokumentista kirjoitusvirheitä ja ehdottaa korjauksia niihin. Toiminnon saa avattua klikkaamalla valintanauhan Tarkista-välilehden ryhmästä Tekstintarkistus löytyvää komentopainiketta Kieliasun tarkistus. Jos virheitä löytyy, niin avautuu ikkuna, jossa näkyy punaisella värillä korostettuna sana, jota Word ei tunnista. Ehdotukset-kohdassa on sanoja, joita Word ehdottaa korvaaviksi sanoiksi. Jos joku näistä on oikea, valitaan se hiirellä ja klikataan Muuta. Jos sana oli jo aluksi oikein, kannattaa klikata Lisää sanastoon, jolloin jatkossa Word tunnistaa myös kyseisen sanan oikeaksi. Jos Lisää sanastoon -painike ei ole aktiivisena, kannattaa valita Ohita kaikki, jolloin Word ei jatkossa huomauta kyseisestä sanasta tai lauseesta. Oikoluku käy kerralla läpi koko dokumentin ja ilmoittaa, kun tarkistus on valmis.

Tavutus

Kuva: Tavutus

Tavutus:

Word osaa tarvittaessa tehdä dokumentin tavutuksen automaattisesti. Tavutuksen saa päälle valitsemalla valintanauhan Sivun asettelu -välilehden ryhmästä Sivun asetukset löytyvän komentopainikkeen Tavutus alta valinnan Automaattinen, jolloin Word tavuttaa koko dokumentin kerralla. Tavutusta käytetään dokumenteissa melko harvoin. Yleisemmin sen sijasta käytetään molempien reunojen tasausta.

Esikatselu:

Esikatselussa dokumentin sivut näkyvät tulostusmuodossa. Esikatselussa on siis esimerkiksi hyvä tarkistaa ennen dokumentin tulostamista, että dokumentin kaikki asettelut ovat varmasti kunnossa. Esikatseluun valitsemalla valintanauhan Tiedosto-välilehdeltä valinnan Tulosta (Office-painike -> Tulosta-valikko -> Esikatselu). Esikatselunäkymä avautuu tulostusasetusten viereen. Esikatselunäkymästä pääse kätevimmin pois painamalla ESC-näppäintä.

Ruutukaappausvideo: Muita tekstinkäsittelyn hyödyllisiä ominaisuuksia Word 2010:ssä

Tyylit

Tekstinkäsittelyssä tyylit ovat avainsana tehokkaaseen tekstinkäsittelyyn. Tyylien ideana on merkitä tekstidokumentin eri kappaleet käyttämään tiettyjä tyylejä. Merkkauksen jälkeen tyyleille määritetään halutut muotoilut, jolloin samat muotoilut tulevat kerralla koko dokumenttiin. Siispä määritettäessä tietylle tyylille tietty muotoilu, tulee sama muotoilu automaattisesti kaikille kappaleille, jotka on määritelty käyttämään kyseistä tyyliä. Esimerkiksi jos halutaan muuttaa dokumentin kaikkien otsikoiden väri punaiseksi ja otsikot on tehty tyylejä käyttäen, onnistuu värin muuttaminen helposti ja nopeasti muutamalla hiiren klikkauksella.

Tyylejä kannattaa käyttää aina, jos dokumentissa on useita otsikoita, on tarve tehdä sisällysluettelo tai dokumentti on pitkähkö (esimerkiksi vähintään kolmen sivun pituisissa dokumenteissa tyylien käytöstä on jo selkeää hyötyä). Automaattista sisällysluetteloa ei ole edes mahdollista tehdä ilman tyylien käyttöä.

Erilaisia tarpeellisia tyylejä:

Oikeaoppinen tekstinkäsittely:

  1. Kirjoitetaan koko raakateksti ilman muotoiluja. Esimerkiksi jokaisen kappaleen lopussa painetaan Enteriä vain kerran ja sisennyksiä ei tehdä "käsin".
  2. Merkataan teksti käyttämään dokumentin eri kappaleisiin sopivia tyylejä.
  3. Muokataan tyylit haluttuun muotoiluun.
  4. Lisätään tarvittaessa kuvat, taulukot ja muut ei-tekstielementit. Niihin ei käytetä tyylejä.
  5. Tehdään tarvittaessa automaattinen sisällysluettelo ja lisätään sivunumerot.
  6. Viimeistellään dokumentti (kirjoitetaan lisää tekstiä, poistetaan tekstiä, päivitetään sisällysluettelo jne.).

Edellä mainituilla tyyleillä pärjää hyvin normaaleissa tekstidokumenteissa. Wordista toki löytyy tarvittaessa paljon muitakin tyylejä, mutta niitä tarvitsee harvemmin. Listan tyylit ovat Voimakas- ja Korostus-tyylejä lukuun ottamatta kappaletyylejä, eli ne vaikuttavat kerralla koko kappaleeseen. Voimakas- ja Korostus-tyylit ovat puolestaan merkkityylejä, eli ne vaikuttavat tietyn kappaleen sisällä vain tiettyyn osaan kappaleesta. Tämän vuoksi merkkityyleillä onkin vähemmän ominaisuuksia kuin kappaletyyleillä. Kappaletyylien käyttö on oikeaoppisessa tekstinkäsittelyssä välttämätöntä, kun taas merkkityylejä ei tarvitse välttämättä aina käyttää.

Tyylit-valintaikkuna

Kuva: Tyylit-valintaikkuna

Dokumentin merkkaaminen käyttämään tyylejä:

Tyylien muokkaaminen:

Otsikkonumeroinnin asettaminen

Kuva: Otsikkonumeroinnin asettaminen

Periaatteessa tyylin ominaisuuksien muokkaus tapahtuu siis täysin samalla tavalla kuin tekstin muokkaus silloin, kun ei käytetä tyylejä. Erona on siis se, että määritykset tehdään tyylille, eikä tietylle tekstinpätkälle. Tyylejä käytettäessä muokkaukset tehdään siis aina tyylien valintaikkunan kautta, eikä suoraan valintanauhan välilehtien komentopainikkeiden tai ryhmien valintaikkunoiden kautta.

Otsikkonumeroinnin asettaminen:

Otsikkonumerointi asetetaan kerralla kaikille otsikkotasoille, eli numerointi tulee tyyleille Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 jne. Numerointia ei aseteta tyylien valintaikkunan kautta, vaan valintanauhan Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Monitasoinen luettelo -painikkeen (Monitasoinen luettelo) kautta. Kyseisen painikkeen takaa valitaan otsikoinnin tyyliksi viereisessä kuvassa valittuna oleva vaihtoehto. Valinnan jälkeen numerointi on asetettu kaikille otsikkotasoille (otsikkotyyleille).

Sisällysluettelon lisääminen

Kuva: Sisällysluettelon lisääminen

Sisällysluettelon tekeminen:

Sisällysluetteloon tulee yleensä maksimissaan kolmen tasoisia otsikoita. Sisällysluettelon tekeminen edellyttää, että sisällysluetteloon haluttavat otsikot on merkattu käyttämään otsikkotyylejä (Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3). Tyylien merkkaus täytyy siis tehdä ennen sisällysluettelon tekemistä. Merkkauksen ollessa kunnossa sisällysluettelon lisääminen tapahtuu seuraavasti:

Useasti tekstiin tulee muutoksia (otsikot muuttuvat, sivunumerot muuttuvat jne.) vielä sisällysluettelon tekemisen jälkeen. Sisällysluettelon päivittäminen on kuitenkin erittäin helppoa ja nopeaa, joten sisällysluettelon voi tehdä jo melko aikaisessa vaiheessa, vaikka tietäisi tekstiin tulevan vielä muutoksia. Päivittäminen tapahtuu seuraavasti:

Ruutukaappausvideo: Tyylien käyttö sekä otsikkonumeroinnin ja sisällysluettelon luominen Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmassa

Lisää tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita tulee tämän oppimateriaalin Lisätieto-osion luvussa Tekstinkäsittelyn jatko-osio. Silloin opitaan mm. dokumentin jakaminen osiin, erityylisten sivunumerointien tekeminen dokumentin eri osiin sekä omien tyylien tekeminen.

Yhteenveto

Tehtävät

Tehtävissä 1, 2, 6 ja 7 pyydetään tallentamaan valmiit tiedostot kuvaaville nimille. Opettajasi ilmoittaa tiedostojen tallennussijainnin. Tehtävissä 3-5 kirjoita vastaukset tekstinkäsittelyohjelmalla ja tallenna tiedosto lopuksi opettajan ilmoittamaan sijaintiin.

  1. Kopioi aluksi leikepöydän avulla Internetistä tekstiä Wordiin noin yhden sivun verran. Tee sen jälkeen tekstiin seuraavat muotoilut:
    1. Aluksi poista tekstistä kaikki muotoilut.
    2. Jaa teksti kolmeen eri kappaleeseen.
    3. Tee ensimmäiseen kappaleeseen seuraavat muotoilut: fontti: Verdana, tasaus: molemmat reunat, fontin koko: 10 pt, sisennys: 1 cm vasemmalta, fontin väri: punainen.
    4. Tee toiseen kappaleeseen seuraavat muotoilut: välistys: ennen 18 pt ja jälkeen 12 pt, sisennys: riippuva 2 cm, sido kappale seuraavaan, tasaus: vasen, riviväli: 1.5.
    5. Tee kolmanteen kappaleeseen seuraavat muotoilut: tasaus: keskitetty, fontin koko: 14 pt, sisennys: ensimmäinen rivi 1.5 cm.
    6. Muuta sivun asetuksista vasemman laidan sisennykseksi 4 cm.
    7. Lisää toisen kappaleen oikeaan reunaan joku Wordin ClipArt-kuva.
    8. Lisää dokumentin loppuun 3 rivin ja 4 sarakkeen taulukko. Keksi taulukon solujen sisältö itse.
    9. Lisää dokumenttiin roomalaiset sivunumerot ylätunnisteen oikeaan reunaan.
    10. Tallenna työsi kuvaavalle nimelle (esimerkiksi WordT1AE.docx).
  2. Luo Wordissa uusi tiedosto ja tee siihen seuraavat asiat:
    1. Luo merkitty luettelo viidestä vapaavalintaisesta kouluaineestasi.
    2. Luo numeroitu luettelo, johon laitat merkityssä luettelossa olevat oppiaineet mielijärjestykseen. Siispä ensimmäiseksi se oppiaine, josta pidät eniten jne.
    3. Kirjoita dokumentin alatunnisteen keskelle oma nimesi.
    4. Harjoittele Etsi ja korvaa -toiminnon käyttöä korvaamalla jonkun oppiaineen nimi jollakin toisella oppiaineella.
    5. Kirjoita muutaman virkkeen pituinen kappale, missä perustelet sitä, miksi ensimmäisenä listalla oleva oppiaine on sinulle se mieluisin.
    6. Siirrä äsken kirjoitettu kappale alkamaan uudelta sivulta käyttämällä pakotettua sivunvaihtoa.
    7. Laita kappale käyttämään tavutusta ja tarkista oikoluvulla, jäikö kappaleeseen kirjoitusvirheitä.
    8. Tallenna työsi kuvaavalle nimelle (esimerkiksi WordT2AE.docx).
  3. Mitä hyötyä on tyylien käytöstä? Milloin niitä kannattaa käyttää?
  4. Mitä eroa on merkki- ja kappaletyyleillä?
  5. Mihin tarkoitukseen käytetään Leipäteksti-tyyliä? Entä Voimakas-tyyliä?
  6. Kopioi leikepöydän avulla Internetistä tekstiä Wordiin noin kahden sivun verran. Tee tekstiin seuraavat tyylimuotoilut:
    1. Poista ensin tekstistä kaikki muotoilut ja jaa teksti kappaleisiin.
    2. Lisää tekstiin otsikoita, jos niitä ei ole siinä valmiiksi.
    3. Merkitse otsikot käyttämään Wordin otsikkotyylejä. Ota käyttöön vähintään kahdentasoisia otsikoita. Muokkaa otsikkotyyleille fontiksi Verdana ja dokumenttiin automaattinen otsikkonumerointi päälle.
    4. Merkitse normaalit tekstikappaleet käyttämään Leipäteksti-tyyliä. Muokkaa Leipäteksti-tyyli seuraavien vaatimusten mukaiseksi: välistys ennen 12 pt ja jälkeen 9 pt, sisennys: vasemmalta ja oikealta 1 cm, fontin koko 10 pt, tasaus: molemmat reunat, riviväli: 2.
    5. Tee tekstiin luettelo ja merkitse sen alkiot käyttämään Merkitty luettelo -tyylejä. Muuta luettelomerkki haluamaksesi.
    6. Merkitse muutama tekstin avainsana (tärkeitä tai keskeisiä sanoja dokumentissa) käyttämään Voimakas-tyyliä.
    7. Tee dokumentin alkuun automaattinen sisällysluettelo.
    8. Tallenna työsi kuvaavalle nimelle (esimerkiksi WordT6AE.docx).
  7. Tallenna tiedosto tktehtava.docx omalle tietokoneellesi ja avaa kyseinen tiedosto Wordillä. Etene sen jälkeen seuraavien ohjeiden mukaisesti.
    • Poista tekstistä ylimääräiset rivinvaihdot sekä välilyönnit ja määritä teksti käyttämään tyylejä tekstikappaleiden perässä olevien vinkkien mukaan (suluissa kerrottu käytettävä tyyli).
    • Tee sisällysluettelo "Matti Meikäläinen" -tekstin (kappaleen) alapuolelle. Sisällysluetteloon tulee tulla kaikki Otsikko 1 - ja Otsikko 2 -tyyleillä merkityt otsikot.
    • Laita dokumentin ylätunnisteeseen sivunumerot ja alatunnisteeseen oma nimesi. Laita lisäksi dokumenttiin automaattinen otsikkonumerointi.
    • Muokkaa dokumentin tyylit seuraavien määritysten mukaisiksi:
      • Leipäteksti:
        • fontti Arial 12 pt kursivoitu
        • välistys ennen 9 pt ja jälkeen 12 pt
      • Otsikko 1:
        • fontti Verdana 14 pt lihavoitu
        • välistys ennen ja jälkeen 12 pt
        • alkaa aina uudelta sivulta
      • Otsikko 2:
        • fontti Verdana 12 pt lihavoitu
        • välistys ennen ja jälkeen 6 pt
      • Merkitty luettelo:
        • luettelomerkki musta neliö
        • sisennys vasemmalta 0,5 cm
    • Muokkaa dokumentin otsikkoa ("Tietokonelaitteistot-verkkokurssin tausta-analyysi") seuraavasti (älä käytä tyylejä, vaan tee muokkaukset suoraan valintanauhan välilehtien ja komentopainikeiden kautta):
      • fontti Arial 16 pt lihavoitu
      • keskitetty tasaus
      • välistys jälkeen 12 pt
    • Päivitä lopuksi dokumentin sisällysluettelo ja tallenna työsi kuvaavalle nimelle (esimerkiksi WordT7AE.docx)

Lukuun liittyvät harjoitustyöt

Lisätietoa

Kaavaeditorin käyttö:

Joskus voi olla tarpeen kirjoittaa tekstinkäsittelyohjelmassa matemaattisia lausekkeita, kaavoja tai merkkejä. Näppäimistöltä ei kuitenkaan löydy suoraan matematiikassa tarvittavia merkkejä. Avuksi tulee kaavaeditori, jonka avulla voi tuottaa matemaattisia merkkejä, kaavoja ja lausekkeita. Seuraavat vaiheet opastavat kaavaeditorin käytössä:

Wordin kaavaeditorin komentopainikkeet

Kuva: Wordin kaavaeditorin komentopainikkeet

Lisätietoa

Hakemistot:

Hakemistoja tarvitaan usein pitkissä dokumenteissa. Hakemistojen avulla pitkästäkin dokumentista löytää helposti halutut asiat. Hakemiston luonti alkaa hakemistoon tulevien sanojen merkkaamisella. Tämän jälkeen tehdään itse hakemisto. Luonnollisesti hakemisto kannattaa siis tehdä vasta siinä vaiheessa, kun itse teksti on kirjoitettu. Seuraavat vaiheet opastavat hakemiston tekemisessä:

Hakemisto-ryhmä

Kuva: Hakemisto-ryhmä