Taulukkolaskenta

Taulukkolaskennan perusteet

Nimensä mukaisesti taulukkolaskentaohjelmia käytetään erilaisissa numeerisen tiedon käsittelyissä ja tietojen jatkojalostuksessa. Taulukkolaskentaohjelmat antavat hyvin monipuoliset työkalut ja funktiot numeerisen tiedon käsittelyyn. Eräs tärkeimmistä elementeistä ja apuvälineistä on kaavioiden tekeminen. Taulukkolaskentaohjelmalla on kätevä tehdä esimerkiksi tulo- ja menoarviokaaviot, lukujärjestykset ja kustannuslaskelmat. Tässä luvussa opiskellaan perusteet taulukkolaskennasta, eli taulukoiden ja kaavioiden tekeminen.

Tässä luvussa (ja myöhemmin myös Taulukkolaskennan jatko-osiossa) tutustumme Microsoft Excel 2010 -taulukkolaskentaohjelmaan, joka tulee Microsoft Office 2010 -ohjelmistopaketin mukana. Valikkokomennot löytyvät myös ohjelman edelliseen Excel 2007 -versioon, joka kuuluu Microsoft Office 2007 -ohjelmistopakettiin. Excel 2007:n valikkokomennot ilmoitetaan suluissa silloin, kun ne poikkevat Excel 2010:n vastaavista valikkokomennoista. Taulukkolaskentaohjelmia on myös muita ja samat käyttöperiaatteet pätevät soveltaen myös muissa ohjelmissa. Excelin perustoiminnoissa pätevät osittain samat ohjelmien käytön yleiset ohjeet, joita käytiin läpi luvussa Tietotekniikan perusteet -> Ohjelmat.

Wordin ja PowerPointin tapaan Excelissäkään ei ole valikoita ja alavalikoita, vaan niiden tilalla käytössä on valintanauha välilehtineen, ryhmineen ja komentopainikkeineen. Myös valintaikkunan avaimet ja vain tarvittaessa näkyvät välilehdet löytyvät Excelistäkin. Microsoft Office 2010 -paketin ohjelmien käyttölogiikkaa käytiin tarkemmin läpi Wordin yhteydessä, joten sieltä löytyy tarvittaessa lisäohjeita.

Excel 2007:n käyttöliittymä poikkeaa Excel 2010:stä Wordin ja PowerPointin tapaan lähinnä siten, että Excel 2007:ssa ei ole ollenkaan Tiedosto-välilehteä, vaan sen tilalla on Office-painike. Jos käytössäsi on vasta Excelin versio 2003, näyttää Excel 2010:n käyttöliittymä huomattavan erilaiselta. Silloin kannattaa hyödyntää Microsoftin tekemää vuorovaikutteista opasta, josta näkee mistä mikäkin Excel 2003 -ohjelman komento löytyy Excel 2010 -ohjelmasta. Opas löytyy verkosta Office 2010:n tukisivuilta.

Leikepöytä ja pikanäppäimet toimivat Excelissä muiden Windows-ohjelmien tapaan. Excel käynnistyy valinnalla Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Excel 2010 (Käynnistä | Kaikki ohjelmat | Microsoft Office | Microsoft Office Excel 2007). Seuraavassa kuvassa esitetään Excelin perusnäkymä ja selvitetään Excelin ohjelmaikkunan eri osien merkitykset.

Kuva: Microsoft Excel 2010 -esitysgrafiikkaohjelman perusnäkymä

Taulukkolaskentataulukko muodostuu riveistä ja sarakkeista. Laskentataulukko toimii laskentapohjana, jonka soluissa laskenta suoritetaan. Solu muodostuu rivin ja sarakkeen risteykseen. Yksittäiseen soluun voidaan viitata sarake- ja rivi-indeksin yhdistelmällä, esimerkiksi yllä olevassa kuvassa on aktiivisena solu A1. Solualue muodostuu useammista soluista. Yhtenäiseen solualueeseen (suorakulmio) viitataan seuraavasti: vasemman yläreunan solu x oikean alareunan solu (esimerkiksi B1xF6). Solualueen voi valita aktiiviseksi hiiren ykköspainikkeella maalaamalla tai klikkailemalla halutut solut aktiiviseksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa samalla, kun klikkailee valintaan tulevia soluja.

Rivi on vaakasuora alue, jonka numerointi alkaa laskentataulukon ylälaidasta (numero 1). Excelissä rivejä on 1 048 576 kpl. Rivejä voi lisätä, poistaa ja siirtää myös jälkikäteen. Sarake on yhden solun levyinen pystysuora alue, joka ulottuu koko laskentataulukon läpi. Sarakkeita merkitään kirjaimilla (A, B, C, ...) ja kirjaimien yhdistelmillä (AA, AB, AC, ...). Excelissä on sarakkeita 16 384 kpl (viimeisen sarakeindeksi on XFD). Sarakkeita voi lisätä, poistaa ja siirtää myös jälkikäteen. Tyhjään laskentapohjaan voi kirjoittaa sekä tekstiä että numeroita. Kirjoituksen korjaus tehdään kaavarivillä. Laskentataulukossa solusta toiseen voi liikkua nuolinäppäimillä.

Taulukot

Kuva: Esimerkkitaulukko

Excelin käyttö perustuu taulukoihin. Seuraavassa esitetään tärkeimmät taulukoihin liittyvät operaatiot. Taulukkolaskennassa käytetään yleensä nimensä mukaisesti laskutoimituksia ja funktioita. Tässä luvussa ei kuitenkaan käsitellä niistä kuin pelkästään summan laskeminen. Enemmän laskutoimituksia ja funktioita opiskellaan luvussa Taulukkolaskennan jatko-osio.

Taulukon luominen:

• Excelissä on siis pohjalla taulukko, joten sitä ei tarvitse erikseen luoda, vaan taulukko luodaan yksinkertaisesti kirjoittamalla tekstiä tai numeroita taulukon eri soluihin.
• Kirjoituksen ollessa valmis, painetaan Enteriä, jolloin kirjoitus "lukittuu".
• Kirjoitusta voi tarvittaessa muokata myöhemmin kaavariviltä.
• Tekstin muotoiluja (fontti, fonttikoko, lihavointi, ...) voi tehdä tekstinkäsittelyn tapaan suoraan valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmästä.

Kuva: Reunaviivojen asettamisen ikkuna

Taulukon muotoilu:

• Reunaviivojen lisääminen:
  • Valitse se solualue aktiiviseksi, jolle haluat asettaa reunaviivoja.
  • Klikkaa valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmän valintaikkunan avainta. Avautuvasta ikkunasta valitse Reunaviiva-välilehti.
  • Klikkaa solualueelle halutut reunaviivat joko Esiasetus-painikkeista tai Reunaviiva-painikkeista.
  • Reunaviivan tyyliä voit muuttaa Tyyli-kohdasta. Reunaviivan värin voit muuttaa Väri-valikosta. Paina lopuksi OK.
  • Reunaviivoja voit asettaa nopeasti myös valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmän komentopainikkeesta . Klikkaamalla painikkeen oikean reunan "väkästä" (pieni kolmio) pääset valitsemaan eri reunuksia. Painikkeen takaa löytyy myös vaihtoehto reunuksien piirtämiselle hiirellä haluttuihin paikkoihin laskentataulukkoa. Painikkeen takaa löytyy lisäksi toiminto reunaviivojen poistamiseen.
• Tekstin värin muuttaminen:
  • Valitse se solualue aktiiviseksi, jonka tekstin väriä haluat muuttaa.
  • Valitse haluamasi tekstin väri valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmän komentopainikkeesta . Valitse haluamasi väri klikkaamalla komentopainikkeen oikean reunan "väkästä" (pientä kolmiota).

  HOX!

  Myös taulukkolaskennassa onnistuu kuvien lisääminen. Tämä tapahtuu täysin samalla tavalla kuin tekstinkäsittelyssä.

• Solun taustavärin muuttaminen:
  • Valitse se solualue aktiiviseksi, jonka taustaväriä haluat muuttaa.
  • Valitse haluamasi solun taustaväri valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmän komentopainikkeesta . Valitse haluamasi väri klikkaamalla komentopainikkeen oikean reunan "väkästä" (pientä kolmiota). Oletuksena soluilla ei ole taustaväriä, vaan solut ovat ikään kuin läpinäkyviä. Tämä "oletusvärivalinta" on Ei täyttöä.
• Solujen tasaus:
  • Valitse se solualue aktiiviseksi, jonka solujen tasausta haluat muuttaa.
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tasaus-ryhmän komentopainikkeiden avulla haluamasi vaakasuora (painikkeet ) ja pystysuora (painikkeet ) tasaus.
  • Samasta ryhmästä voit myös halutessasi laittaa päälle tekstin rivityksen. Tämä onnistuu komentopainikkeen avulla. Tällöin tekstiä kirjoittaessasi rivi vaihtuu aina automaattisesti solun reunan kohdalla. Riviä voi kirjoittaessa vaihtaa manuaalisesti painamalla Alt + Enter.
  

  Kuva: Solun tyyppivaihtoehdot

• Solujen tyyppi:
  • Solujen tyypillä määritellään, millaista tietoa solussa on. Tyyppi voi olla esimerkiksi teksti, valuutta, luku, kellonaika tai päivämäärä.
  • Valitse se solualue aktiiviseksi, jonka solujen tyyppiä haluat muuttaa.
  • Valitse haluamasi solutyyppi valintanauhan Aloitus-välilehden Numero-ryhmän valikosta. Jos haluamaasi solutyyppiä ei näy listassa, valitse listasta Lisää numeromuotoja ja muokkaa solutyyppi haluamaksesi avautuvan ikkunan kautta.
  • Jos valitsit tyypiksi jonkun numeromuotoilun (esimerkiksi Luku, Valuutta tai Prosentti), voit säätää desimaalien määrää komentopainikkeiden ja avulla.
  • Oletuksena solujen tyyppi on Yleinen. Tällöin Excel päättelee itse, millaista tietoa soluissa on.

  HOX!

  Jos kirjoitat johonkin soluun esimerkiksi "8.3", Excel voi muuttaa kirjoituksesi muotoon "8.maalis", koska ohjelma luulee sinun tarkoittaneen päivämäärää. Tällöin tulee muuttaa solun tyyppi tekstiksi, jolloin kirjoituksesi näkyy solussa juuri sellaisena kuin sen näppäimistöltä kirjoitit.

• Solujen yhdistäminen:
  • Soluja yhdistämällä saadaan esimerkiksi tietty solu kolmen rivin korkuiseksi tai vaikkapa kahden sarakkeen levyiseksi.
  • Valitse aktiiviseksi solut, jotka haluat yhdistää (valittujen solujen täytyy olla joko peräkkäiset tai allekkaiset).
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Tasaus-ryhmän komentopainikkeen takaa löytyvä valinta Yhdistä solut. Valinnan pääset tekemään klikkaamalla komentopainikkeen oikean reunan "väkästä" (pieni kolmio). Suoraan painiketta klikkaamalla tehdään yhdistämisen lisäksi myös solujen keskitys vaakasuunnassa.

  Sarakeleveyden sovittaminen:

  

  Saat nopeasti sovitettua kaikkien sarakkeiden leveyden solujen sisältöjen maksimileveyksiä vastaaviksi valitsemalla ensin aktiiviseksi koko taulukon. Tämä tapahtuu klikkaamalla oheisessa kuvassa nuolella osoitettua painiketta hiiren ykköspainikkeella. Sen jälkeen tuplaklikkaa jonkun sarakkeen oikeaa reunaa (kirjainriviltä), jolloin kaikkien sarakkeiden leveydet sovitetaan sisältöjä vastaaviksi.

• Sarakeleveyden muuttaminen:
  • Sarakeleveyttä voi muuttaa joko hiirellä venyttämällä tai antamalla numeerisen arvon (kuinka monta numeroa sarakkeeseen mahtuu rinnakkain).
  • Hiirellä venyttäminen:
    • Vie hiiri sarakekirjaimet sisältävälle riville sen sarakkeen oikeaan reunaan, jonka leveyttä haluat muuttaa.
    • Venytä leveys haluamaksesi hiiren ykköspainiketta pohjassa pitämällä ja samalla liikuttamalla hiirtä.
  • Numeerisen arvon antaminen:
    • Valitse aktiiviseksi ne sarakkeet, joiden leveyttä haluat muuttaa (klikkaa sarakkeiden kirjaimia sarakekirjainten riviltä pitäen samalla Ctrl-näppäintä pohjassa).
    • Klikkaa hiiren kakkospainiketta (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) jonkun valitsemasi sarakkeen päällä ja valitse Sarakeleveys.
    • Avautuvassa ikkunassa anna haluamasi numeroarvo sarakkeiden leveydeksi ja paina OK.
• Rivikorkeuden muuttaminen:
  • Rivikorkeutta voi muuttaa joko hiirellä venyttämällä tai antamalla numeerisen arvon kuvapisteinä.
  • Hiirellä venyttäminen:
    • Vie hiiri rivinumerot sisältävälle riville sen rivin alareunaan, jonka korkeutta haluat muuttaa.
    • Venytä korkeus haluamaksesi hiiren ykköspainiketta pohjassa pitämällä ja samalla liikuttamalla hiirtä.
  • Numeerisen arvon antaminen:
    • Valitse aktiiviseksi ne rivit, joiden korkeutta haluat muuttaa (klikkaa kyseisten rivien numeroita Ctrl-pohjassa rivinumeroiden sarakkeesta).
    • Klikkaa hiiren kakkospainiketta (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) jonkun valitsemasi rivin päällä ja valitse Rivikorkeus.
    • Avautuvassa ikkunassa anna haluamasi numeroarvo rivien korkeudeksi ja paina OK.

Rivien ja sarakkeiden lisääminen:

• Rivin lisääminen:
  • Valitse aktiiviseksi se rivi, jonka yläpuolelle haluat uuden rivin.
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Solut-ryhmästä komentopainikkeen Lisää takaa toiminto Lisää taulukon rivejä. Toiminnon löydät klikkaamalla kyseisen komentopainikkeen "väkästä" (pieni kolmio).
• Sarakkeen lisääminen:
  • Valitse aktiiviseksi se sarake, jonka vasemmalle puolelle haluat uuden sarakkeen.
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Solut-ryhmästä komentopainikkeen Lisää takaa toiminto Lisää taulukon sarakkeita.

Rivien ja sarakkeiden poistaminen:

• Rivin poistaminen:
  • Valitse aktiiviseksi ne rivit, jotka haluat poistaa.
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Solut-ryhmästä komentopainikkeen Poista takaa toiminto Poista taulukon rivejä. Toiminnon löydät klikkaamalla kyseisen komentopainikkeen "väkästä" (pieni kolmio).
• Sarakkeen poistaminen:
  • Valitse aktiiviseksi ne sarakkeet, jotka haluat poistaa.
  • Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Solut-ryhmästä komentopainikkeen Poista takaa toiminto Poista taulukon sarakkeita.

Kuva: Summan laskeminen allekkain olevista soluista

Summan laskeminen:

Kuva: Summan laskeminen vierekkäisistä soluista

• Summaan laskettavat luvut tulee olla syötettynä joko vierekkäisiin soluihin tai allekkain oleviin soluihin. Jos summaan tulevat arvot ovat vierekkäisissä soluissa, tulee solujen oikealla puolella olla yksi tyhjä solu. Jos summaan tulevat arvot ovat allekkain, tulee solujen alapuolella olla yksi tyhjä solu. Tyhjä solu on summan arvoa varten.
• Valitse aktiiviseksi ne solut, joihin on syötetty summaan tulevat arvot.
• Klikkaa valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Muokkaaminen-ryhmästä komentopainiketta , jolloin summa ilmestyy näkyviin tyhjään soluun summaan tulevien arvojen oikealle puolelle tai alapuolelle.
• Summa päivittyy automaattisesti, vaikka muuttaisit alkuperäisiä summaan tulevia lukuja. Tämä on juuri suurin syy siihen, miksi summa kannattaa laskea ohjelman avulla automaattisesti, eikä esimerkiksi päässä tai taskulaskimella ja kirjoittamalla sitten tulos näppäimistöltä haluttuun soluun.
• Summa on vain yksi useista taulukkolaskennan funktioista. Enemmän funktioiden käytöstä opiskellaan luvussa Taulukkolaskennan jatko-osio.

Kaaviot

Kaaviot ovat keskeinen osa taulukkolaskentaa. Niiden avulla esitetään taulukkomuotoinen data halutussa graafisessa muodossa. Seuraavassa kuvassa on esitetty erään esimerkkikaavion osat. Sen jälkeen seuraavissa alaluvuissa esitetään tärkeimmät kaavioihin liittyvät toimenpiteet.

Kuva: Esimerkkikaavio, jossa kaavion osat selitettynä

Kaavion luominen:

• Kaavio luodaan aina taulukon pohjalta, eli ensin pitää aina olla luotuna taulukko. Edellisen kuvan esimerkkikaavio on luotu luvussa Taulukot esitetystä esimerkkitaulukosta.
  

  Kuva: Kaaviotyyppivaihtoehdot

• Valitse ensin taulukosta aktiiviseksi se solualue, josta haluat kaavion muodostaa.
• Valitse haluamasi kaaviotyyppi valintanauhan Lisää-välilehdeltä Kaaviot-ryhmästä. Valinta tapahtuu klikkaamalla ensin haluttua kaaviotyyppiä (Pylväs, Viiva, Ympyrä, Palkki, jne.) ja valitsemalla sitten aukeavasta ponnahdusvalikosta haluttu kyseisen kaavion alatyyppi. Kaavion alatyypit ovat saman kaaviotyypin erilaisia muotoiluja (esimerkiksi samasta kaaviotyypistä voi olla sekä kaksiulotteinen että kolmiulotteinen vaihtoehto). Kaaviotyyppi kannattaa valita käyttökohteen mukaan. Yleensä pylväskaaviot ovat käytetyimpiä kaaviotyyppejä.
  

  Kuva: Pylväskaavion alatyypit

• Tämän jälkeen haluttu kaavio ilmestyy oletusasetuksin näkyviin. Jos tiedot menivät vaaka- ja pystyakseleille väärin päin (eli vaaka-akselille haluamasi tiedot menivät pystyakselille jne.), voit vaihtaa tietojen järjestystä klikkaamalla valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Tiedot-ryhmästä komentopainiketta Vaihda rivi tai sarake. Jotta Rakenne-välilehti on näkyvissä, tulee kaavio olla valittuna aktiiviseksi. Yleensä Excel tunnistaa paremman vaihtoehdon tietojen asettelulle, mutta painikkeen avulla voit siis itse kokeilla, kumpi vaihtoehto näyttää paremmalta.
• Nyt kaavio on tehty oletusasetuksin valmiiksi ja voi alkaa tekemään kaavion muotoiluja, joiden tekeminen ohjeistetaan seuraavaksi. Jos päivität kaavion luomisen jälkeen taulukossa olevia arvoja, muutokset päivittyvät automaattisesti myös kaavioon.

Kaavion muotoilu:

• Kaavion koon muuttaminen:
  • Venytä kaavio halutun kokoiseksi hiiren ykköspainikkeella kaavion kulmasta raahaamalla.
• Kaavion sijoittuminen ja siirtäminen:
  • Oletuksena kaavio tulee luomisen jälkeen objektina aktiiviselle laskentataulukolle. Sitä voi siirtää eri paikkaan taulukolla hiiren ykköspainikkeella raahaamalla.
  • Kaavion voi myös siirtää kokonaan uuteen taulukkoon (jolloin kaavio täyttää koko taulukon) tai objektina johonkin toiseen taulukkoon. Tämä tapahtuu valitsemalla kaavio aktiiviseksi ja klikkaamalla sen jälkeen valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Sijainti-ryhmästä komentopainiketta Siirrä kaavio. Avautuneesta ikkunasta valitaan uusi sijainti kaaviolle ja painetaan OK, jolloin kaavio siirtyy valittuun sijaintiin.
• Kaavion asettelun valitseminen:
  

  Kuva: Valmiit kaavion asetteluvaihtoehdot

  • Myöhemmin tässä luvussa ohjeistetaan erikseen miten kaavioon lisätään eri elementtejä (kaavion otsikko, selite, jne.) ja miten niitä muotoillaan. Kaaviolle voi kuitenkin valita valmiin asetteluvaihtoehdon, jolloin halutut elementit lisätään kerralla kaavioon. Näin ollen itse tehtäväksi jää ainoastaan elementtien muotoilu tarvittaessa. Jos valmiista asetteluvaihtoehdoista siis löytyy mieluinen valinta, se kannattaa valita, jolloin säästyy ylimääräiseltä työltä, kun ei tarvitse lisätä eri elementtejä yksitellen. Seuraavassa ohjeistetaan valmiin asetteluvaihtoehdon valitseminen.
  • Valitse kaavio aktiiviseksi.
  • Valitse haluamasi kaavion asetteluvaihtoehto valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Kaavion asettelu -ryhmästä.
• Kaavion tyylin valitseminen:
  • Valmiin asetteluvaihtoehdon käyttämisen lisäksi kaaviolle voi olla järkevää valita myös valmis kaaviotyyli. Sen avulla kaavion ulkoasun saa nopeasti tyylikkääksi ja yhtenäiseksi. Toki muotoiluja voi tehdä myös erikseen kaavion eri osiin. Se ohjeistetaan myöhemmin tässä luvussa. Valmis kaaviotyyli valitaan käyttöön seuraavien ohjeiden mukaan.
  • Valitse kaavio aktiiviseksi.
  • Valitse haluamasi kaavion tyyli valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Kaavion tyylit -ryhmästä.
    

    Kuva: Valmiit kaavion tyylivaihtoehdot

• Kaavion otsikon lisääminen ja muotoilu:
  • Valitse kaavio aktiiviseksi.
    

    Kuva: Asettelu-välilehden Otsikot-ryhmä

  • Klikkaa valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Otsikot-ryhmästä komentopainiketta Kaavion otsikko. Avautuvasta ponnahdusvalikosta valitse Kaavion yläpuolelle.
  • Kirjoita otsikkolohkoon haluamasi teksti. Otsikkoa voi tämän jälkeen tarvittaessa siirtää haluamaansa paikkaan hiiren ykköspainikkeella raahaamalla.
  • Tekstiä voi muotoilla normaalisti valintanauhan Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän toimintojen kautta.
  • Muita muotoiluja pääsee tekemään valintanauhan Muotoile-välilehden (Muotoilu) eri ryhmien komentopainikkeiden (löytyy muun muassa valmiita tyylivaihtoehtoja) kautta. Tehtäessä muita muotoiluja kaavion otsikko tulee aina olla ensin valittuna aktiiviseksi, jotta muotoilut kohdistuvat oikeaan elementtiin.
    

    Kuva: Muotoile-välilehden ryhmiä kaavion muotoilujen tekemiseen

  • Otsikon voi myöhemmin tarvittaessa poistaa klikkaamalla otsikkoa ja painamalla näppäimistöltä Delete.
• Kaavion akseleiden otsikoiden lisääminen ja muotoilu:
  • Valitse kaavio aktiiviseksi.
  • Klikkaa valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Otsikot-ryhmästä komentopainiketta Akselin otsikot.
  • Jos haluat lisätä vaaka-akselin otsikon, valitse avautuvasta ponnahdusvalikosta Vaakasuuntaisen 1-akselin otsikko ja sen alta haluamasi sijainti (esimerkiksi akselin alapuolelle) otsikolle. Jos taas haluat lisätä pystyakselin otsikon, valitse avautuvasta ponnahdusvalikosta Pystysuuntaisen 1-akselin otsikko ja sen alta haluamasi sijainti ja suunta otsikolle.
  • Kirjoita otsikkolohkoihin haluamasi tekstit. Otsikkoja voi tämän jälkeen tarvittaessa siirtää haluamaansa paikkaan hiiren ykköspainikkeella raahaamalla.
  • Tekstiä voi muotoilla normaalisti valintanauhan Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän toimintojen kautta.
  • Muita muotoiluja pääsee tekemään valintanauhan Muotoile-välilehden (Muotoilu) eri ryhmien komentopainikkeiden (löytyy muun muassa valmiita tyylivaihtoehtoja) kautta. Tehtäessä muita muotoiluja akselin otsikko tulee aina olla ensin valittuna aktiiviseksi, jotta muotoilut kohdistuvat oikeaan elementtiin.
  • Otsikkoja voi myöhemmin tarvittaessa poistaa klikkaamalla otsikkoa ja painamalla näppäimistöltä Delete.
• Akseleiden asteikkojen muuttaminen:
  • Klikkaa haluttua akselia hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitse Muotoile akseli.
  • Avautuneessa ikkunassa syötä akselille haluamasi asteikko Akselin asetukset -välilehdellä ja paina Sulje.
    

    Kuva: Akselit- ryhmä

  • Jos et halua akselia (asteikkoa) näkyviin ollenkaan, voit poistaa sen näkyvistä klikkaamalla akselia ja painamalla näppäimistöltä Delete.
  • Akselin saa lisättyä tarvittaessa uudelleen näkyviin valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Akselit-ryhmän komentopainikkeen Akselit kautta.
• Kaavion taustavärin muuttaminen:
  • Valitse kaavion tausta aktiiviseksi ja klikkaa valintanauhan Muotoile-välilehdeltä (Muotoilu) Muodon tyylit -ryhmästä painiketta Muodon täyttö.
  • Avautuvasta ponnahdusvalikosta valitse haluamasi väri. Valikosta voit valita kaavion taustaksi myös esimerkiksi liukuvärin tai materiaalikuvion.
• Arvosarjojen värien muuttaminen:
  • Valitse haluttu arvosarja (esimerkiksi pylväsdiagrammissa tietty pylväs) aktiiviseksi ja klikkaa valintanauhan Muotoile-välilehdeltä (Muotoilu) Muodon tyylit -ryhmästä painiketta Muodon täyttö.
  • Avautuvasta ponnahdusvalikosta valitse haluamasi väri. Valikosta voit valita kaavion taustaksi myös esimerkiksi liukuvärin tai materiaalikuvion.
• Arvopisteiden otsikkojen lisääminen ja muotoilu:
  • Oletuksena arvosarjoilla (esimerkiksi pylväsdiagrammissa pylväät) ei näy otsikkoa. Joskus otsikoksi voisi kuitenkin olla fiksua lisätä esimerkiksi kyseisen arvosarjan tarkka arvo. Tällöin laajankin asteikon diagrammista pystyisi helposti näkemään eri arvosarjojen tarkat arvot.
  • Otsikoiden lisääminen onnistuu klikkaamalla valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Otsikot-ryhmästä komentopainiketta Arvopisteiden otsikot ja valitsemalla avautuneesta ponnahdusvalikosta Näytä. Samasta valikosta otsikot voi myös tarvittaessa poistaa valinnalla Ei mitään.
    

    Kuva: Arvopisteiden otsikoiden muotoileminen

  • Arvopisteiden otsikoiden fonttia voi muotoilla normaalisti valintanauhan Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän toimintojen kautta.
  • Muita muotoiluja (mm. mitä otsikkona näytetään, eli onko se arvo vai joku muu) pääsee tekemään klikkaamalla arvopisteen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitsemalla Muotoile arvopisteiden otsikot. Muotoilut tehdään avautuneen ikkunan eri välilehtien kautta.

  Kaavion minkä tahansa osan muotoilu:

  Jos haluat nähdä kerralla kaikki muotoiluvaihtoehdot tietylle kaavion osalle, on siihen kätevä tapa. Valitse ensin kaavio aktiiviseksi. Sen jälkeen valitse haluamasi kaavion osa valintanauhan Muotoile-välilehdeltä (Muotoilu) Nykyinen valinta -ryhmän alasvetovalikosta ja klikkaa saman ryhmän painiketta Muotoile valinta.

  

  Kuva: Nykyinen valinta -ryhmä

  Tee haluamasi muotoilut avautuneen ikkunan eri välilehtien kautta ja paina Sulje.

• Selitteen muotoilu:
  • Klikkaa selitettä ("laatikko", jossa lukee arvosarjojen nimet) hiiren kakkospainikkeella (yleensä hiiren oikeanpuoleinen painike) ja valitse Muotoile selite.
  • Tee haluamasi muotoilut avautuneen ikkunan eri välilehtien avulla ja paina Sulje.
  • Jos selitettä ei näy ollenkaan tai haluat poistaa sen kokonaan, klikkaa valintanauhan Asettelu-välilehdeltä Otsikot-ryhmästä komentopainiketta Selite. Avautuneen ponnahdusvalikon avulla voit laittaa selitteen näkymään haluamaasi paikkaan tai poistaa sen kokonaan näkyvistä. Poistaminen onnistuu helposti myös klikkaamalla selitettä ja painamalla näppäimistöltä Delete.
• Kaaviolajin muuttaminen:
  • Valitse kaavio aktiiviseksi.
  • Klikkaa valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Tyyppi-ryhmästä komentopainiketta Vaihda kaaviolaji. Avautuneesta ikkunasta valitse uusi kaaviolaji kaaviolle ja paina OK, jolloin kaaviolaji vaihtuu valituksi.
• Tietoalueen tai arvosarjojen nimien muuttaminen:
  • Kaavion tietoaluetta (se taulukon solualue, jonka perusteella kaavio luotiin) voi muuttaa jälkikäteenkin. Ensin tulee valita kaavio aktiiviseksi. Sen jälkeen klikataan valintanauhan Rakenne-välilehdeltä Tiedot-ryhmästä komentopainiketta Valitse tiedot.
  • Seuraavaksi avautuu ikkuna tietolähteen valitsemiselle. Tietolähteen voi valita nyt uudelleen kuten alun perin kaaviota luotaessa, eli valitsemalla hiirellä taulukosta se solualue, jonka pohjalta kaavio tehdään. Valinnan jälkeen klikataan OK, jolloin kaavio muuttuu uuden tietoalueen mukaiseksi.
  • Samasta ikkunasta voi myös tarvittaessa muuttaa arvosarjojen nimiä. Tämä on hyödyllistä etenkin silloin, jos sopivaa arvosarjan nimeä ei tullut automaattisesti tietolähteen kautta (arvosarjan nimenä voi tällöin olla oletuksena tuleva Sarja1). Nimen muuttaminen tapahtuu klikkaamalla Tietolähteen valitseminen -ikkunassa haluttua arvosarjaa ja painamalla sen jälkeen painiketta Muokkaa. Avautuvassa ikkunassa kirjoitetaan arvosarjalle haluttu uusi nimi ja painetaan OK, jolloin arvosarjan nimi muuttuu.
  

  Kuva: Tietolähteen valitseminen -ikkuna

Kaavioille voi tehdä paljon muitakin muotoiluja. Kaikissa muissakin muotoiluissa idea on sama, eli ensin valitaan kaavio aktiiviseksi ja sen jälkeen valitaan haluttu muotoilu valintanauhan välilehtien Rakenne, Asettelu ja Muotoile (Muotoilu) kautta. Jos kaaviota täytyy muuttaa radikaalisti (esimerkiksi tietoalue muuttuu paljon), järkevintä ja nopeinta on usein poistaa entinen kaavio (klikataan kaaviota hiiren ykköspainikkeella ja painetaan Delete-näppäintä näppäimistöltä) ja tehdä kokonaan uusi kaavio tilalle samalla periaatteella, millä alkuperäinenkin oli tehty.

Lisää taulukkolaskentaan liittyviä asioita tulee tämän oppimateriaalin Lisätieto-osion luvussa Taulukkolaskennan jatko-osio. Silloin opitaan mm. laskutoimitusten ja funktioiden käyttöä sekä tyylien hyödyntämistä taulukkolaskennassa.

Lisätietoa

Taulukon alkioiden lajittelu:

Taulukkolaskentaohjelmalla on kätevä lajitella numeerista- ja tekstiaineistoa. Esimerkiksi luvut on kätevä lajitella suuruusjärjestykseen tai nimet aakkosjärjestykseen. Lajittelu tapahtuu seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Ensin valitaan aktiiviseksi ne solut, joita lajitellaan. Jos olet lajittelemassa sarakkeiden tietoja (tiedot päällekkäin) eivätkä tiedot sisällä otsikkoriviä, klikkaa ensin valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Muokkaaminen-ryhmästä painiketta Lajittele ja suodata. Jos olet lajittelemassa lukuja, valitse avautuvasta ponnahdusvalikosta joko Lajittele pienimmästä suurimpaan tai Lajittele suurimmasta pienempään riippuen siitä kumminpäin haluat lajittelun tapahtuvan. Jos taas olet lajittelemassa tekstiä aakkosjärjestykseen, valitse avautuvasta ponnahdusvalikosta joko Lajittele A - Ö tai Lajittele Ö - A riippuen siitä kumminpäin haluat lajittelun tapahtuvan.

Jos lajitteletkin rivejä tai haluat lajitella kerralla useita sarakkeita tai rivejä (tällöin tarvitset mahdollisesti useita lajitteluperusteita) tai valinta sisältää otsikkorivin, ei edellä mainittuja pikapainikkeita voi käyttää. Klikkaa tällöin valinnan tekemisen jälkeen valintanauhan Tiedot-välilehdeltä Lajittele ja suodata -ryhmästä painiketta Lajittele. Avautuvan ikkunan Asetukset-painikkeen avulla voit ensin valita lajitellaanko rivien vai sarakkeiden mukaan. Jos valinnassasi oli mukana otsikkorivi, ruksaa ikkunassa kohta Tiedot sisältävät otsikoita, jolloin valinnan ensimmäistä riviä tai saraketta ei huomioida lajittelussa. Avautuvassa ikkunassa on valmiina yksi lajitteluperusterivi. Laita siihen haluamasi lajitteluehdot. Lisää lajitteluperusterivejä saat tarvittaessa painikkeen Lisää taso avulla. Lopuksi klikkaa OK, jolloin lajittelu toteutetaan.

Kuva: Monipuolisten lajitteluiden tekemisen ikkuna